Hoe eenvoudiger een bestelformulier is om te navigeren, hoe groter de kans dat een potentiële klant niet alleen enthousiast zal zijn om het in te vullen, maar ook meer items koopt dan oorspronkelijk de bedoeling was. Bestelformulieren kunnen worden aangemaakt als catalogusinvoegsels, worden uitgereikt als standalone in seminars of elektronisch worden gepresenteerd in de context van een website. Voor de toepassing van dit artikel is het scenario dat u een auteur bent tijdens een aanstaande conferentie. Omdat de deelnemers misschien vergeten hun chequeboekjes bij zich te hebben (of misschien niet graag een hele reeks boeken kopen), heb je papieren bestelformulieren beschikbaar die ze na je toespraak kunnen ophalen, thuis kunnen invullen en mailen terug naar u met betaling.
Open een nieuw document in Word en stel je marges in op 1 inch aan elke kant. Kies een 10 tot 12 pt. lettertype dat gemakkelijk te lezen is en hetzelfde lettertype gebruikt in het hele bestelformulier.
Centreer de naam van uw bedrijf, uw adres, uw zakelijke telefoon- en faxnummers, uw website en e-mail bovenaan de pagina. Als je een bedrijfslogo hebt, plaats je dit in de linkerbovenhoek. Voeg zes harde returns in onder je contactgegevens.
Maak een bestellingsraster door op "Invoegen" in de bovenste werkbalk te klikken en vervolgens op "Tabel" te klikken. Dit opent een klein venster met de vraag hoeveel kolommen u wilt en hoeveel rijen. Selecteer "4" kolommen. Het aantal rijen dat u aanwijst, is gebaseerd op het aantal producten dat u moet verkopen. De meeste bestelformulieren voor catalogi hebben 10 tot 20 lege rijen die klanten zelf invullen. Om dit voorbeeldformulier zo eenvoudig mogelijk te maken voor de gebruikers, maakt u slechts zoveel rijen als u echte boektitels hebt. Laten we zeggen dat je zes romansromans hebt. Voer het nummer "6" voor rijen in en klik op "OK".
Bewerk de breedte van elk van de kolommen door de cursor op de rechter verticale lijn van een van de bovenste vakken te plaatsen. Er verschijnt een pictogram met pijlen die naar links en rechts wijzen. Klik en sleep, en het zal automatisch de breedte van alle rijen eronder verlengen of inkorten. Maak kolom nummer één een lengte van 3 inch. Maak de overige kolommen een breedte van elk 1 inch.
Typ de woorden 'Boektitel', 'Prijs', 'Aantal' en 'Totaal' boven de vier kolommen. Als u op deze conferentie iets anders dan boeken verkoopt, vervangt u 'Product' door 'Boektitel'.
Vul de titels van elk van uw zes boeken in de rijen in kolom één in. Nogmaals, een traditioneel bestelformulier zou van de klanten eisen dat ze de gewenste producten invullen, maar het is uw doel voor dit voorbeeldformulier om het zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en hen de tijd te besparen van het kopiëren van alles.
Vul de eenheidsprijs van elk boek in kolom nummer twee in maar laat kolommen drie en vier blanco.
Ga naar de onderkant van het rasterformulier, voeg twee harde returns in en tab over totdat je net onder kolom drie bent. Typ het woord "Totaal" gevolgd door een regel die net onder kolom vier valt. Voeg een harde return toe, tab over totdat je onder het woord 'Total' staat en typ de woorden 'Sales Tax'. Herhaal deze stap nog twee keer en voeg de woorden 'Verzenden' en 'Bedrag verschuldigd' toe. Voeg twee harde returns in.
Typ elk van de volgende woorden op een afzonderlijke regel gevolgd door een dubbele punt en een regel: "Datum van vandaag", "Klantnaam", "Straatadres", "Plaats, provincie en postcode", "E-mailadres" en "Telefoonnummer." Leg in een aparte regel uit dat het e-mailadres alleen wordt gebruikt voor de bevestiging van de bestelling en dat het telefoonnummer wordt opgevraagd voor het geval er een probleem is met de bestelling of bij de verwerking van de betaling.
Maak een gedeelte voor betalingsverwerking op uw formulier waarmee klanten per cheque, creditcard of via PayPal kunnen betalen. Voor aankopen op creditcard moeten ze het type creditcard identificeren dat wordt gebruikt, het nummer op de kaart, de vervaldatum en de naam van de creditcardhouder. Geef een handtekeningregel. Voor PayPal-aankopen hoeven klanten alleen hun PayPal-rekeninginformatie (het e-mailadres waaronder het account is geregistreerd) en hun handtekening te verstrekken. Als zij een cheque aan het schrijven zijn, geef dan informatie aan hen over wie de cheque moet worden opgemaakt en waar deze naartoe moet worden gestuurd (wat meestal het adres bovenaan het bestelformulier is).
Neem onder aan uw formulier informatie op over verwachte aflevering (zoals 'u zou uw bestelling binnen 2 tot 4 weken moeten ontvangen'), restitutiebeleid en al het andere waarvan u wilt dat ze het weten. Vermeld altijd een "bedankt" als laatste regel.
Tips
-
Bewaar uw bestelformulier op één pagina en streef zo veel mogelijk witte ruimte na.Een rommelige bestelbon die te veel werk vereist om te ontcijferen, zal een afknapper worden.
Het aantal kolommen dat u nodig hebt voor een formulier hangt af van het aantal keuzes dat de klant moet maken (zoals kleur, grootte en monogram).
Het aanmaken van selectievakjes op uw formulier (zoals voor creditcardinformatie) is heel eenvoudig. Als u Microsoft Office 2007 gebruikt, klikt u op de knop 'Microsoft Office' in de linkerbovenhoek, gevolgd door 'Woordopties', 'Populair' en 'Tabblad Ontwikkelaar weergeven'. Hiermee kunt u "Legacy Tools" openen en selectievakjes invoegen en lege velden en vervolgkeuzemenu's invoegen. De laatste twee zijn vooral nuttige hulpmiddelen als u online bestelformulieren maakt. Als u een ander programma dan Microsoft Office 2007 gebruikt, kunt u een hulp zoeken bij 'formulieren maken' en wordt u door de procedures geleid om dezelfde hulpprogramma's in uw tekstverwerkingsprogramma te vinden.
Houd uw uitleg over verzendkosten zo eenvoudig mogelijk. In het geval van boekorders zou je iets zeggen als '$ 1,75 per boek'. Voor producten met een hoog volume, biedt u een korting van 10 tot 20 procent op een bepaald aantal gekochte producten.
Waarschuwing
Maak uw rijrasterlijnen niet zo smal dat klanten extra klein moeten afdrukken.
Als uw voorraad niet alleen wordt bepaald door de productnaam, maar ook door een artikelnummer, vereenvoudig dan het proces voor uw klanten door het aantal getallen te beperken dat moet worden getypt of handmatig te schrijven op uw bestelformulier. Bijvoorbeeld, een 10-inch Italiaanse kom met een artikelnummer 37452000017656665 is veel om op te schrijven. Als u slechts één type schaal bij u hebt, hoeft een klant dit alleen als "Italiaanse schaal" te identificeren en weet u precies wat het is. Als er kommen zijn met allemaal verschillende voorraadnummers, vraag dan dat ze alleen de laatste drie cijfers schrijven - in dit geval 'Italiaanse schaal 665'.
