Facturen moeten datums bevatten om verplichtingen voor zowel de emittent als de ontvanger te verduidelijken. De factuurdatum is de datum van de uitgifte van het document - niet noodzakelijkerwijs de datum waarop de producten of services zijn geleverd. Betalingsvoorwaarden worden geïnterpreteerd in relatie tot deze datum. De datum is ook een manier om individuele facturen te registreren en van elkaar te onderscheiden. Factuurdatums moeten prominent worden weergegeven om verwarring over de factuur te voorkomen en om ervoor te zorgen dat de factuur een betrouwbaar document is.
Betaalvoorwaarden
Facturen bevatten een tijdlijn voor het verzenden van goederen of een betalingsverwachting. De betalingstermijn van bijvoorbeeld 'netto 30 dagen' wordt berekend vanaf de factuurdatum, zodat de betaling uiterlijk 30 dagen na de factuurdatum moet zijn voldaan. De verzenddatum kan de datum van de factuur zijn als de factuur werd geproduceerd op dezelfde dag dat de goederen werden verzonden. Als een betaling achterstallig wordt, zullen bedrijven vertrouwen op de tijdlijn op de factuurdatum en de voorwaarden om incassowerkzaamheden te ondernemen. Als klanten een korting ontvangen voor vervroegde betaling, bepalen deze datums of de factuur tijdig is betaald om de bonus te ontvangen.
Invoice Recordkeeping
Bedrijven die veel facturen verzenden, moeten beschikken over een systeem voor het genereren van unieke factuurnummers voor elke verkoop. Een sequentieel nummeringssysteem zorgt ervoor dat facturen eenvoudig worden bijgehouden wanneer ze worden geproduceerd en betaald, zelfs als meerdere facturen met dezelfde factuurdatum worden geproduceerd.
