Hoe zakelijke e-mail te schrijven. Sinds er steeds meer bedrijven online zijn gegaan, is het veel gebruikelijker om een zakelijke brief per e-mail te ontvangen dan via ouderwetse snailmail. Voer uw bedrijf professioneel uit door gebruik te maken van de juiste zakelijke e-mailtechnieken.
Gebruik een gedetailleerde onderwerpregel. Bedrijfsleiders klagen vaak dat e-mail met onderwerpregels die vaag of leeg zijn in hun ongewenste e-mailmap. Vermijd om genegeerd te worden door een eenvoudig maar grondig onderwerp op te nemen.
Zeg hallo. Zakelijke e-mail is zo informeel geworden dat sommige mensen zelfs niet beginnen met een aanhef. Vermijd deze gewoonte. Beantwoord de persoon die je schrijft goed en gebruik een dubbele punt in plaats van een komma. Bijvoorbeeld: "Geachte heer Smith:" is een juiste bedrijfsopening. U kunt overschakelen naar een komma zodra heen en weer correspondentie is vastgesteld.
Samenvatten. Sla het levensverhaal over en kom ter zake. Zakelijke e-mail moet kort en bondig zijn. U kunt uw collega vertellen over het verjaardagsfeestje van uw zoon in de pauzeruimte, niet in het rapport dat u naar haar e-mailt.
Kies een afsluitingsregel en blijf daarbij. Als u de zakelijke e-mail liever beëindigt met 'Bedankt', sluit dit dan altijd af. Sommige mensen geven de voorkeur aan "Oprechtheid" of "Beste" of "Zeer waarlijk de uwe". Als je consistent bent met je afsluiting, zullen mensen die regel associëren met je e-mails en het gevoel hebben dat ze je beter kennen als zakenpartner.
Bouw een goed geïnformeerde, maar gecontroleerde handtekening. Zakelijke e-mailhandtekeningen moeten uw volledige naam (nooit alleen uw initialen), uw titel, uw bedrijf en relevante informatie bevatten die een medewerker nodig heeft om contact met u op te nemen. Weersta de drang om een handtekening van 10 regels lang te maken. Extra lange handtekeningen worden gezien als toegeeflijk in de zakenwereld.
Tips
-
Spelling van zakelijke e-mails altijd spelling controleren en proeflezen. Informaliteit is niet acceptabel, simpelweg omdat u online correspondeert. Vermijd het gebruik van uitroeptekens. Toon is moeilijk te interpreteren in e-mail. Houd een neutrale toon aan door periodes te gebruiken in plaats van uitroepen. De meeste mensen geven er de voorkeur aan dat documenten als bijlagen worden verzonden, in plaats van gekopieerd en geplakt in de hoofdtekst van de e-mail.
Waarschuwing
Denk aan de kracht van de 'CC' en de 'BCC' bij het e-mailen voor bedrijven. Uw e-mailadres kan worden gelezen door iemand die op elk gewenst moment "blind carbon gekopieerd" is, dus het is belangrijk om professioneel te blijven.
