Een jaarboek samenstellen kost zowel tijd als geld. Daarom kijken veel medewerkers naar zakelijke advertenties, fondsenwervers en sponsors om te helpen met de financiële behoeften van het personeel. Sponsors kunnen een integraal onderdeel zijn van de financiering van een jaarboek, maar het is een goed idee om eerst potentiële sponsors te onderzoeken voordat u contact met hen opneemt om financiële ondersteuning te vragen. Goede contacten kunnen ouders zijn van jaarboekmedewerkers, de faculteit en stafleden van de school, of leden van de gemeenschap, zoals bedrijfseigenaars.
Vroegtijdige planning
Voordat u gaat schrijven, vergadert u als personeel en beoordeelt u financiële behoeften. De meeste stafleden ontmoeten elkaar in de late zomer, voordat het schooljaar begint, om een lijst met financieringsbehoeften op te stellen. Denk bijvoorbeeld aan het jaarboekkamp, signeersessies of personeelst-shirts. Dit alles kost geld, afgezien van de werkelijke kosten van het publiceren van het jaarboek. Zodra uw lijst en budget op orde zijn, rijdt u rond of zoekt u op internet naar lokale bedrijven om uw jaarboek te sponsoren en uw behoeften financieel te ondersteunen. Medewerkers kunnen mailers sturen naar ouders van de school en het personeel, maar het is een goed idee om sponsorbrieven persoonlijker te houden.
Begroetingen en introducties
Elke grote brief begint met een beleefde aanhef en introductie van wie je bent. Als u zich richt op een specifiek bedrijf, doe dan uw onderzoek en richt de brief tot de manager of eigenaar van dat bedrijf. Het zo persoonlijk mogelijk maken is belangrijk bij het aanvragen van financiële hulp of sponsoring. Na de aanhef is het tijd om jezelf voor te stellen, de medewerkers van het jaarboek en de school die je vertegenwoordigt. U wilt het verzoek nog niet ontvangen; praat gewoon over wie je bent. Dit is misschien een goed moment om uw rol in de gemeenschap te vermelden, eventuele onderscheidingen die het jaarboek heeft gewonnen of een mogelijk thema in het boek.
Duidelijke intenties
Na de introducties, ga naar het doel van de brief. Vertel hen precies wat u nodig heeft en wat u met het geld wilt doen. U kunt specifieke bedragen voorstellen voor een donatie, zoals $ 20, $ 50, $ 100 of $ 200. Het is nuttig om de voordelen van hun geschenk te vermelden, zoals belastingaftrek en hulp aan het personeel en de gemeenschap. U kunt ook vermelden hoe u hun gift wilt honoreren, bijvoorbeeld door hen een kleine plaquette te geven om uw jaarboek weer te geven of ruimte te bieden voor reclame voor hun bedrijf.
Bedankt en follow-up
De laatste alinea van uw brief moet uw contactgegevens bevatten, inclusief de beste tijd om u te bereiken. Neem een of twee regels op die ook aangeven wanneer u van plan bent om contact met hen op te nemen als u niets hoort.Afhankelijk van je personeel kun je ervoor kiezen om contact met hen op te nemen via telefoon, e-mail of persoonlijk, maar zorg ervoor dat ze weten wanneer en hoe ze niet verrast zijn. Tot slot, bedank hen voor hun tijd en aandacht en vermeld dat u waardeert wat zij voor uw gemeenschap doen. Onderteken de brief met uw naam, gevolgd door de naam van het personeel en de school net onder uw handtekening, hoewel sommige personeelsleden geloven dat het persoonlijker is om de hele groep de brief te laten ondertekenen.
