Wanneer u de term 'sponsoringsbrief' hoort - ook wel een sponsoringsvoorstel genoemd - heeft dit meestal te maken met een verzoek van een non-profitorganisatie om geld of donaties. Maar of u nu een kleine onderneming zonder winstoogmerk of een winstoogmerk hebt, u kunt nog steeds een sponsorbrief gebruiken om de steun voor evenementen te verzamelen.
Zoals de naam al aangeeft, is een sponsorbrief in feite slechts een verzoek om sponsoring. In deze brief wordt de ontvanger gevraagd om geld of een schenking in natura te verstrekken - waarschijnlijk de laatste als deze wordt verzonden vanuit een klein bedrijf - en wordt aangegeven welk soort prikkels er zijn voor de schenkende partij. Dit soort buiten-de-doos vragen kan een beetje vreemd worden, dus het helpt om te weten wanneer je een sponsorbrief moet gebruiken en hoe je een effectieve tactiek kunt bedenken om er een te schrijven.
Beoordeel de situatie
Laten we dit uit de weg ruimen - sponsorbrieven zijn geen excuus voor uw kleine bedrijf om geld te zoeken zoals uw eigen Kickstarter. Maar non-profitorganisaties en kleine bedrijven kunnen betrokken zijn bij het organiseren van evenementen die de gemeenschap versterken, inclusief het lokale bedrijfsleven, en dat is waar deze brieven in het spel komen.
Als uw bedrijf een fondsenwerving voor uw favoriete lokale dierenasiel of nationale liefdadigheidsinstelling opzet, kan het van cruciaal belang zijn om via een sponsorbrief contact op te nemen met andere bedrijven of organisaties. Evenzo, als u betrokken bent bij een gemeenschapsdag, een lokaal evenement voor zakelijke betrokkenheid of een buurtevenement zoals een gala of marathon. Als het om een goed doel gaat, kan een sponsorbrief misschien wel de sleutel zijn voor het verassen van hapjes uit de plaatselijke veganistische bakkerij, attracties en een karaoke-machine van het feestleveranciersbedrijf of banners, posters en uitnodigingen van de printer.
Nagel uw brief van het sponsorschap
Zoals bij vrijwel elke goede brief bevat een sponsorbrief alle basisbegrippen, zoals je naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. Weet wie de beslisser in deze afdeling is en richt uw brief specifiek aan hen. Laten we nu naar de goede dingen gaan.
Ten eerste, focus op het evenement. Behalve de logistieke details zoals tijd en plaats, haak de lezer dan een beschrijving van hoe leuk het zal zijn of hoe het de gemeenschap zal aanspreken en wat voor soort goed het zal doen voor de oorzaak, en ook voor wat voor soort van promotionele waarde die het biedt voor sponsors. Als je al een paar sponsors hebt gestrikt, laad dan de letter met hun naam vooraan om je te helpen je zaak te legitimeren en vertrouwen op te bouwen (in dit geval is het goed om de naam te noemen). Gebruik deze gelegenheid ook om kort het eerdere succes te markeren dat je mogelijk hebt gehad met soortgelijke initiatieven.
Houd het bondig - minder dan een pagina ideaal is - en nadat je op een boeiende manier het 'wat' en 'waarom' van je evenement hebt vastgesteld, sla je niet in de buurt van wat je van de ontvanger vraagt. Geef de ontvanger echter wel opties, of vraag zelfs om suggesties over wat hij of zij eventueel kan bijdragen. Hierdoor voelen ze zich een meer integraal onderdeel van het evenement en, wie weet, ze kunnen je zelfs verrassen met een paar geweldige eigen ideeën.
Onthoud
Beperk uw sponsoraanvragen niet tot alleen geld of producten. Lokale bedrijven zijn misschien bereid om op verschillende manieren een bijdrage te leveren, zoals het aanbieden van vrijwilligers om uw fondsenwervingsactie uit te voeren, flyers op te zetten in hun bedrijf of zelfs creatief te worden, zoals een lokale coffeeshop die een beperkte tijd latte ter ere van de een deel van de winst veroorzaken en doneren.
Veel gevestigde bedrijven besteden een deel van hun budget aan sponsormogelijkheden en dergelijke, maar u kunt het gemakkelijker voor hen maken door hen te helpen conflicten te vermijden. Geef minstens een paar maanden aan heads-up bij het versturen van je sponsorbrieven.
Als je je nog steeds een beetje verloren voelt in het riet, bieden talloze universiteiten en diensten zoals Fundly of Qgiv online sponsorbriefsjablonen aan - zelfs als ze niet voldoen aan het verzoek van je bedrijf, zorgen deze voorbeeldbrieven voor solide springplanken.
