Een afdelingsvoorstel wordt over het algemeen gebruikt om middelen te verkrijgen voor een nieuw of uitgebreid programma, een nieuwe service of een andere manier om zaken te doen die goedkeuring vereisen voor het besteden van de begrotingsallocatie van de afdeling. Het moet kort genoeg zijn om de tijd van de beslisser te respecteren, maar voldoende uitgebreid om goedkeuring te krijgen. Een voorstel kan een reactie zijn op een Request for Proposal (RFP), of het kan ongevraagd zijn.
Voorstel voorbereiding
Doe je onderzoek. Lees de RFP of de departementale voorstelgids grondig door. Weet waar ze om vragen (formaat, lengte, aantal secties). Volg de instructies nauwkeurig; improviseer niet.
Weet aan wie u het voorstel presenteert: de CEO, de raad van bestuur of een afdelingsmanager. U moet het voorstel naar hun mening pitchen. De CEO heeft een meer strategische visie nodig, terwijl de manager meer procedurele details nodig heeft. Het bestuur zal uit allebei bestaan, dus beide doelen moeten goed gedocumenteerd zijn.
Lees het departementale strategische plan, of een equivalent daarvan. U moet laten zien hoe uw voorstel een strategisch doel bereikt, of het belangrijkste resultaat. Lees andere relevante afdelingsdocumenten, met name de documenten die verwijzen naar het gebied waarin u werkt.
Voorstel ontwikkeling
Begin met een geschiedenis van het probleem dat u zult oplossen, of service die u zult uitvoeren. Beschrijf de behoefte of verstrek een behoefteanalyse. Toon uw begrip van afdelingsstructuur en waar dit voorstel zal passen.
Identificeer de voordelen van uw voorstel - indien mogelijk kwantitatief. Markeer de sterke punten en kansen kwantitatief en toon oplossingen voor zwakke punten en bedreigingen. Beschrijf opties en mogelijke alternatieven in termen van relatieve kosten en baten. Doe een risicoanalyse; omvatten wettelijke overwegingen en identificeren oplossingen voor geïdentificeerde risico's. Vermeld de gewenste optie en laat zien waarom.
Identificeer de personele en materiële middelen die nodig zijn voor de aanbevolen optie, zowel qua aantal als qua kosten. Zorg ervoor dat al uw claims kloppen en u beschikt over de middelen om de resultaten te leveren die u veelbelovend zijn.
Vermeld duidelijk het tijdsbestek van het werk. Neem een basisstructuur voor werkonderverdeling of een Gantt-diagram op, beide projectbeheertools. Als u niet bekend bent met hen, zoek dan een collega die dat wel is. Zorg ervoor dat u de namen opneemt van collega's die belangrijke hulp bieden, zowel mondeling als in het voorstel.
Alvorens het voorstel in te dienen, leg het 24 uur opzij. Lees het grondig door en identificeer eventuele zwakke punten; verscherpen grammatica. Vraag iemand die je vertrouwt om te corrigeren en herschrijf indien nodig.
Maak een samenvatting. Vermeld op een pagina of minder de belangrijke delen van het voorstel. Zet dit als de eerste pagina. De tweede pagina moet een nauwkeurige index of inhoudsopgave zijn.
Tips
-
Als u persoonlijk wilt presenteren, oefen dan uw presentatie voor een spiegel of presenteer een collega als een droge run.
Nooit beloven wat u niet kunt leveren of claims maken die ongegrond of onwaar zijn.
