Ongeacht de branche waarin u zich bevindt of het soort werk dat u doet, is het onvermijdelijk dat u op een gegeven moment deel moet nemen aan een zakelijke bijeenkomst. Sommige werkplekken, vooral die in kantooromgevingen, hebben meerdere vergaderingen per dag, terwijl anderen deze slechts eens in de paar weken kunnen hebben. Hoe dan ook, het is belangrijk om te weten welke soorten onderwerpen worden besproken in de vergaderingen op uw werkplek, hoe een effectieve vergadering moet worden gehouden en welke etiquettevoorschriften tijdens een vergadering moeten worden gevolgd. Als u de leiding heeft over het houden van een vergadering, moet u mogelijk ijsbrekers maken voor de deelnemers of notities of minuten maken tijdens de vergadering.
Wat is een zakelijke bijeenkomst?
In essentie is een zakelijke bijeenkomst een bijeenkomst van twee of meer mensen om ideeën, doelen en doelstellingen met betrekking tot de werkplek te bespreken. Zakelijke bijeenkomsten kunnen persoonlijk worden gehouden op kantoor of op een andere locatie, of zelfs telefonisch en per videoconferentie. Vergaderingen vinden plaats met werknemers, managers, leidinggevenden, klanten, prospects, leveranciers en partners, en alle anderen met betrekking tot de organisatie. In de meeste gevallen moet er een vergadering plaatsvinden wanneer het betreffende probleem iets is dat niet goed via de telefoon of e-mail kan worden gecommuniceerd en waarbij face-to-face interactie met een of meer personen is vereist.
Het doel van een zakelijke bijeenkomst is vaak om belangrijke beslissingen te nemen met betrekking tot de organisatie. Of het nu gaat om een afdelingsprobleem, zoals het vergroten van het marketingbudget, of een grotere organisatorische kwestie, zoals hoeveel mensen ontslag nemen tijdens een overgangsperiode, een vergadering helpt om ideeën duidelijk over te brengen. Wanneer u persoonlijk met belangrijke belanghebbenden spreekt, is het gemakkelijker om belangrijke informatie effectief over te brengen om de beslissing in kwestie te bereiken.
Een andere gemeenschappelijke doelstelling voor vergaderingen is het maken van belangrijke mededelingen. Deze kunnen gaan over veranderingen in de organisatie, operationele plannen of een verandering in de richting van het bedrijf. Vaak worden vergaderingen gehouden wanneer senior executives toetreden of het team verlaten of wanneer het bedrijf een belangrijke mijlpaal of succes viert. Dit soort vergaderingen kan werken om de betrokkenheid van werknemers en de harmonie tussen organisaties te vergroten.
Zakelijke bijeenkomsten helpen ook conflicten op te lossen en complexe problemen op te lossen. Conflicten kunnen vaak voorkomen op het werk, met veel verschillende persoonlijkheden die samenwerken in een team. Hoewel sommige conflicten gezond zijn en groei kunnen bevorderen, kan het ook ongewenst zijn en een snelle oplossing vereisen. Een vergadering houden kan de partijen die het niet eens zijn helpen om begrip te krijgen. Grotere problemen waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn, hebben een grotere kans om te worden opgelost in een zakelijke bijeenkomst wanneer de belangrijke personen in kwestie allemaal op één plek zitten en naar hetzelfde doel toe werken.
Het beoordelen van de voortgang van een bedrijf of project is ook een gemeenschappelijk doel van zakelijke bijeenkomsten. Hier volgt de organisatie hoe het team bezig is met een bepaald project of hoe het bedrijf het doet als geheel tegen geplande omzetdoelen. Door regelmatig bijeenkomsten voor voortgangscontrole te houden, zorgen organisaties ervoor dat alle relevante partijen op de hoogte zijn van de status van belangrijke deliverables.
Hoe effectieve zakelijke bijeenkomsten te houden
Hoewel zakelijke bijeenkomsten organisaties helpen om beslissingen te nemen en complexe problemen op te lossen, kunnen ze soms een inefficiënt gebruik van tijd zijn als ze niet goed worden uitgevoerd. Wanneer mensen onvoorbereid naar vergaderingen komen, niet opletten en actie-items niet opvolgen, kan dit gezien worden als verspilling van tijd. Om ervoor te zorgen dat de tijd effectief wordt gebruikt, moeten zowel de organisator als de deelnemers aan zakelijke bijeenkomsten actief worden betrokken. Als u de vergadering organiseert, bereidt u een vergaderagenda voor, waarin precies wordt geschetst wat er wordt behandeld. Als er items zijn waar aanwezigen zich op moeten voorbereiden, geef ze dan voldoende tijd om dat te doen. Sommige vergaderingen worden op routinebasis gehouden, zoals wekelijkse teamaanrakingspunten. Maak voor dit soort vergaderingen een sjabloon voor de agenda en vul elke week unieke items in.
Beoordeel de deelnemerslijst zorgvuldig en nodig alleen de belangrijkste belanghebbenden uit voor de vergadering. Als iemand die op de vergadering aanwezig moet zijn, niet aanwezig kan zijn, moet u mogelijk een nieuwe afspraak maken om ze te ontvangen. Anders kan het niet effectief zijn om een vergadering te houden met een ontbrekende stakeholder die nodig is voor de besluitvorming.
Tijd is waardevol en het is belangrijk om te respecteren dat mensen die uw vergadering bijwonen, de tijd nemen om dit te doen. Als gevolg hiervan is het van vitaal belang ervoor te zorgen dat de vergadering op tijd begint en eindigt. Stel bij de voorbereiding van de agenda in hoeveel tijd u aan elk item moet spenderen en voer de vergadering met de klok uit. Als u vindt dat de vergadering van de baan gaat, regeer het dan door mensen te vragen zich te houden aan de onderwerpen op de agenda. Als er andere belangrijke problemen rijzen, dien je ze in voor een verdere discussie op een ander punt.
Om ervoor te zorgen dat er geen belangrijke items in uw vergadering werden gemist, moet u aantekeningen maken, ook wel minuten genoemd. U kunt deze zelf schrijven of typen tijdens de vergadering of iemand anders in de vergadering toewijzen om de aantekeningen voor u te maken. Op deze manier kunt u zich concentreren op de discussie. Controleer na de vergadering de notities, voeg ontbrekende items toe en stuur ze naar de belangrijke belanghebbenden. Een schriftelijke aantekening hebben van wat er in de vergadering is besproken, kan van pas komen als er zich in de toekomst problemen voordoen.
Nadat de zakelijke bijeenkomst voorbij is, moet u alle actie-items opvolgen waartoe is besloten. Mogelijk moet u herinneringen naar uw collega's sturen of contact met hen opnemen om te controleren of ze hun taken hebben voltooid.Als er openstaande problemen zijn die niet binnen de deadline zijn voltooid, moet u mogelijk een aanvullende discussie met die persoon hebben.
Zakelijke bijeenkomst Icebreakers
Sommige zakelijke bijeenkomsten, vooral vergaderingen waarbij de aanwezigen elkaar niet zo goed kennen, vereisen ijsbrekers. Leuke vragen of korte teambuildingactiviteiten kunnen helpen om spanningen te verminderen en iedereen op een gelijk speelveld te brengen. Een van de gemakkelijkste manieren om het ijs te breken tijdens een vergadering, is door een vraag te stellen die een unieke of interessante gril onthult over elke persoon. De antwoorden op dit soort vragen helpen mensen om met elkaar om te gaan. Enkele voorbeelden zijn:
- Als je een dier was, welke zou je dan zijn en waarom?
- Waar is de meest interessante plaats waar je bent geweest?
- Als je een historisch figuur zou kunnen ontmoeten, wie zou dat dan zijn en waarom?
Icebreaker-vragen hebben geen betrekking op het onderwerp van de vergadering. Ze zijn ontworpen om mensen aan het praten en naar elkaar te laten luisteren. Een andere geweldige ontmoeting-ijsbreker houdt in dat elke deelnemer twee waarheden en een leugen vertelt, en de rest van de aanwezigen moet raden welk item de leugen is. Dit is een geweldige manier om de mensen op de vergadering te leren kennen. IJsbrekers kunnen ook in de vorm van groepsactiviteiten komen. Vraag de mensen bijvoorbeeld tijdens de vergadering iemand op de vergadering te vinden die iets specifieks met hen gemeen heeft, zoals een huisdier of een automerk. Dit dwingt mensen om hun zitplaatsen te verlaten en met anderen te praten die ze misschien niet in het algemeen spreken.
Sommige ijsbrekeractiviteiten omvatten een beetje voorbereiding op het onderdeel van de vergaderingorganisator. Eén activiteit omvat het schrijven van de naam van beroemdheden op kleine stukjes papier en het plaatsen van een naam op de achterkant van elke deelnemer. In dit spel moet elke deelnemer ja of nee vragen stellen over de persoon wiens naam op zijn of haar rug staat en proberen te raden wie het is.
Zakelijke bijeenkomsten Etiquette
Terwijl de cultuur van uw organisatie zal aangeven hoe u zich op zakelijke bijeenkomsten moet gedragen, zijn er enkele aspecten van het voldoen aan etiquette die universeel zijn. Een van de beste manieren om een vergadering bij te wonen is om voorbereid te zijn. Dit betekent dat u weet wat er op de agenda staat en dat u de voorbereiding of het onderzoek hebt gedaan om mee te gaan met de items waarvoor u verantwoordelijk bent. Als een agendapunt bijvoorbeeld betrekking heeft op het bespreken van een marketingplan waaraan u werkt, is het belangrijk om naar de vergadering te gaan met de geplande nota's in de hand, klaar om ze in detail te bespreken. Het is ook net zo belangrijk om op tijd aan te komen.
Concentreren op de vergadering in plaats van op uw smartphone of laptop is een andere manier om uw professionaliteit te tonen, dus schakel uw telefoon uit en sluit uw laptop tijdens de vergadering. Als u tijdens de vergadering bestanden op uw laptop moet openen, moet u uw e-mail uitschakelen zodat u niet wordt afgeleid door inkomende berichten. Vergeet niet dat de vergadering uw aandacht vereist en dat het verdelen tussen uw telefoon of laptop niet tot een effectieve discussie leidt.
Een goede luisteraar en een actieve deelnemer zijn centrale aspecten van het bijwonen van een zakelijke bijeenkomst. Volg zeker wat mensen zeggen, stel vragen als u ergens niet zeker van bent en geef antwoorden of inzicht op items waarvoor u verantwoordelijk bent. Je lichaamstaal maakt ook deel uit van een actieve deelnemer; dit betekent hoog zitten in plaats van slungelig in je stoel en oogcontact maken met de mensen met wie je praat.
Afhankelijk van het type vergadering dat u bijwoont, kunt u een bedankbrief sturen naar de organisator van de vergadering of de mensen die u hebt ontmoet. Dit kan geschikt zijn als u een belangrijke klant of prospect ontmoet. Je kunt hen bedanken voor hun tijd en enkele belangrijke dingen herhalen die je tijdens de vergadering hebt besproken om je enthousiasme te tonen.
Zakelijke bijeenkomst minuten sjabloon
Wanneer u de notulen van een vergadering moet opnemen, kan dit een stressvolle klus lijken. Enkele tips kunnen u helpen alle belangrijke punten van een vergadering te noteren zonder iets te missen. Het is belangrijk om het doel van minuten te begrijpen. De notities die tijdens een vergadering zijn gemaakt, zijn bedoeld als een geschreven verslag van wat daar plaatsvond. Deze opmerkingen kunnen nuttig zijn voor de aanwezigen om te onthouden wat er is gezegd of ze kunnen een overzicht geven van de vergadering voor degenen die niet in staat waren om deel te nemen. Het is daarom belangrijk om alle belangrijke items die tijdens de vergadering zijn besproken te verwijderen, inclusief gemaakte beslissingen, taken of geplande vervolgstappen en behaalde resoluties.
Noteer, voordat u een vergadering bijwoont, een eenvoudige sjabloon die u kunt invullen terwijl u aantekeningen maakt. Ontvang een exemplaar van de agenda voor de vergadering en gebruik deze als een leidraad. Bovenaan de agenda voegt u een spatie toe voor het noteren van de namen van alle deelnemers aan de vergadering. Als er belangrijke belanghebbenden ontbreken, moet u dat ook opmerken voor het geval u ze later moet opvolgen. Afhankelijk van het type vergadering en de onderwerpen die moeten worden besproken, zijn er een aantal items die u aan de notentemplate kunt toevoegen:
- Datum en tijdstip van de vergadering.
- Datum en tijd van de volgende vergadering, als er een wordt gepland.
- Namen van deelnemers en namen van belangrijke ontbrekende belanghebbenden.
- Beslissingen die zijn genomen of opties die zijn besproken voor elk agendapunt.
- Volgende stappen voor elk agenda-item.
- Agendapunten die niet tijdens de vergadering werden besproken, maar worden overgedragen naar de volgende vergadering.
- Elk nieuw bedrijf dat niet op de originele agenda staat vermeld.
- Taken of actie-items en de individuen waaraan ze zijn toegewezen, inclusief vervaldatums, indien opgegeven.
Door een sjabloon te ontwikkelen voor de notulen van de vergadering, bent u in een betere positie om de belangrijke afhaalrestaurants op te nemen en na de vergadering de nodige zaken op te volgen.
