Focussen op ontevredenheidskwesties van klanten is een van de belangrijkste dingen die bedrijven kunnen doen om klachten van klanten op te lossen. Een klachtenprogramma voor klanten zorgt voor het volgen, organiseren en uiteindelijk oplossen van problemen met services of bedrijven. Het regelmatig monitoren van een klachtenprogramma van klanten is cruciaal voor het ontwikkelen van succesvolle langetermijnrelaties met klanten.
Maak een elektronische spreadsheet of ander document waarin gegevens van klachtenprogramma's van klanten kunnen worden vastgelegd. Noem dit computerbestand "Klachten van klanten" of een soortgelijke titel en sla het op een veilige plaats op uw computer op. Een voorbeeld van spreadsheetsoftware die kan worden gebruikt, is Microsoft Excel, waarmee gefilterde en gesorteerd ingevoerde gegevens kunnen worden gebruikt.
Blijf op de hoogte van belangrijke zaken die betrekking hebben op uw klachtenprogramma voor klanten door de gegevens uit het programma te verzamelen en in te voeren in uw spreadsheet. Voorbeelden van problemen die regelmatig moeten worden geactualiseerd en gecontroleerd, zijn de oorzaken van klachten van klanten, de manier waarop klanten de meeste klachten indienen, hoe vaak ze worden ingediend en hoe snel en als er problemen zijn opgelost.
Sorteer de gegevens van het klantklachtenprogramma in uw spreadsheet zodat deze op een duidelijke en georganiseerde manier kan worden bekeken. Categoriseer de verschillende soorten klachten om te zien welke problemen het meest moeten worden aangepakt. Sorteer de dollarwaarde van alle geldtransacties die hebben geleid tot een klacht van een klant.
Ontwikkel beleid dat onopgeloste klachten van klanten behandelt en beslis welke klantbehoudtechnieken u zult gebruiken. Het aanbieden van speciale klantenkortingen, gratis items of andere eenmalige aanbiedingen om een klantrelatie te bewaren zijn allemaal voorbeelden van manieren waarop onopgeloste klachten kunnen worden afgehandeld.
Zoek feedback van klanten op klachtenprogramma's van klanten van zowel tevreden als ontevreden klanten. Dit moet worden gedaan door een lid van het management, omdat vaak onopgeloste problemen spelen. Het krijgen van feedback van klanten over uw programma is echter een goede stap om uw klachtenprogramma voor klanten te verbeteren.
Integreer een softwareprogramma voor klachten van klanten waarmee u klachten kunt volgen en organiseren en oplossen. Met deze hulpmiddelen kunnen bedrijfsvertegenwoordigers de tools krijgen die ze nodig hebben om klachtenkwesties aan te pakken. Voorbeelden hiervan zijn Everest Customer Complaints Management van Lynk Software en Customer Complaints Software van Master Control.
