Verantwoordelijkheden van een congregatie omvatten de zorg voor de faciliteiten die worden gebruikt voor aanbidding, missieactiviteiten en gemeenschap. In sommige kerken zijn de leden van de bouwcommissie verantwoordelijk voor het routinematig onderhoud van verwarmings- en sanitaire systemen, de buitenkant van het gebouw, de landschapsarchitectuur en het interieur. Wanneer er echter sprake is van kapitaalverbeteringen zoals verbouwen, verbouwen of renoveren, bestrijkt de werkzaamheden van het bouwcomité het hele project van een haalbaarheidsstudie tot voltooiing, inclusief communicatie over het doel en de voortgang van de hele congregatie.
Verantwoordelijkheden van het lidmaatschap van een commissie
Degenen die geroepen zijn om in een bouwcomité te dienen, zijn actieve leden die op de hoogte zijn van de bedieningen van de kerk. Hun bekendheid met kerkelijke programma's en activiteiten geeft hen inzicht in hoe een bouwproject kan profiteren van kansen voor groei, bereik en ledendienst. Het lidmaatschap van de commissie vereist de naleving van de statuten en het financiële plan van de kerk, discretie en de verplichting om alle vergaderingen bij te wonen. De voorzitter en, bij zijn afwezigheid, de co-voorzitter, treden op als woordvoerder van de groep, plannen en houden toezicht op commissievergaderingen en vertegenwoordigen de kerk vóór het besturen van confessionele organen. Een commissiesecretaris neemt notulen en aanwezigheid, verdeelt notulen, agenda's en vergaderingsherinneringen, en volgt informatie van subcommissies, terwijl een subcomitévoorzitter de werkzaamheden met betrekking tot een toegewezen aspect van het algemene project leidt en met de het bouwcomité communiceert. Alle leden helpen bij het opstellen van de missie van de bouwcommissie.
Identificatie van kerkbehoeften
Een bouwcommissie evalueert de behoeften die nieuwe bouw, renovatie of verbouwingen kunnen bieden om verbeteringen af te stemmen op de kerkvisie en mission statements. Het onderzoek en de analyse kunnen onder meer bestaan uit het verzamelen van input van de congregatie, het onderzoeken van de leden om vaardigheden en middelen die ze kunnen bieden te identificeren en het bestuderen van de impact op de buurt. Het identificeert bestemmingsplannen of verordeningen die in overweging moeten worden genomen. In de haalbaarheidsstudie wordt ook het effect van de voorgestelde wijziging op water, riolering en elektrische systemen en mogelijke aansprakelijkheid voor toegang tot wegen en parkeerplaatsen onderzocht. Sommige bouwcommissies contacteren deskundigen op het gebied van vastgoed, engineering en technologie om hun rapport te voltooien.
Van plan om behoeften aan te pakken
De bouwcommissie interviewt architecten en aannemers, waarbij ze vaak een architect inschakelen om voorlopige plannen op te stellen waarop financiële gegevens kunnen worden gebaseerd. Kostenramingen, financiering en het vooruitzicht van een kapitaalcampagne om fondsen te werven, verschijnen allemaal op de takenlijst van het kerkgebouwcomité, hoewel een speciaal subcomité belast kan worden met het samenstellen van de aantallen. De commissie van de bouwcommissie rapporteert vervolgens aan de congregatie, die mogelijk de voorgestelde tekeningen, kosten en tijdslijn moet goedkeuren. Afhankelijk van de denominatie van de kerk, moet de voorzitter het project mogelijk ook aan een bestuursorgaan ter goedkeuring voorleggen om door te gaan. Zodra de tekeningen zijn voltooid en de financiering is geregeld, vraagt de commissie bouwcommissie om de benodigde vergunningen.
Toezien op het voltooien van projecten
De vele details die in een bouwproject moeten worden overwogen, van binnenhuisinrichting tot buitensignalering, vallen onder de bouwcommissie, die vaak een subcommissie aanwijst om de besluitvorming te helpen en het project op schema te houden. De secretaris van elk subcomité houdt de taakopvolging bij en meldt dit aan de secretaris van de bouwcommissie die een planningscontrolelijst voor het project bijhoudt. De bouwstoel en de stoel zijn de aanspreekpunten voor beslissingen en begeleiding die de geselecteerde architect en aannemers nodig hebben. Een belangrijk onderdeel van hun werk bestaat erin om medebestuurders, kerkelijk personeel en de congregatie op de hoogte te houden van de voortgang en tegenvallers en de uitgaven te controleren met de kerkelijke financiële ambtenaren. Mochten de kosten het budget in gevaar brengen, dan zou de bouwcommissie overeenstemming bereiken over wijzigingen in materialen of ontwerp en een door haar voorzitter ondertekende wijziging van de werkorder afgeven.
