Het organiseren van een advocatenkantoor is een geweldige manier voor paralegals, juridische secretaresses en juridische assistenten om advocaten te ondersteunen. In kleine advocatenkantoren moeten advocaten zich misschien zelfs organiseren. De meeste advocatenkantoren hebben een gecentraliseerd archiveringssysteem en dossierbestanden worden alleen gecontroleerd aan advocaten wanneer dit nodig is voor zaakswerk. Omdat advocaten hun tijd doorbrengen met het ontmoeten van cliënten, het bijwonen van gerechtelijke procedures, het afleggen van verklaringen en het uitvoeren van ander casuswerk, zijn zij afhankelijk van de organisatie van het kantoor om papierwerk te vinden wanneer dat nodig is.
Prospective Cases
Elke advocaat in het advocatenkantoor heeft een systeem nodig voor het bijhouden van informatie met betrekking tot mogelijke zaken.Jim Wirken, officier van justitie en bestuursvoorzitter van de Wirken Law Group in Kansas City, beveelt aan om een formulier genaamd Prospective New Matter Report te gebruiken. Dit standaardformulier helpt een advocaat de informatie van een potentiële klant bij te houden, notities bij te houden over gesprekken over de kwestie en de tijd te nemen die hij besteedt aan het raadplegen van de kwestie. Als een dossier later wordt geopend, kan een advocaat of ondersteuningsmedewerker dit formulier gebruiken om een papieren bestand en een nieuw bestand te maken in een casemanagementdatabasesysteem.
Bestandsorganisatie
Bestandsorganisatie is de sleutel tot het organiseren van een advocatenkantoor. Dit proces is belangrijk voor het organiseren van dossierbestanden en voor het organiseren van boekhoudgegevens. Bestandsorganisatie helpt ook een advocatenkantoor om de perceptie van wanpraktijken van cliënten te beteugelen en het bewaren van klanten te vergemakkelijken. Voor papieren bestanden zou een advocatenkantoor een systeem moeten ontwikkelen voor het organiseren van elke bestandsmap. In elke sectie van een bestand moeten bijvoorbeeld steeds dezelfde soorten documenten worden geplaatst. In elke sectie hebben documenten mogelijk gekleurde tabbladen nodig (met cijfers of datums) om aan te geven waar elk document begint en eindigt. Papieren moeten in chronologische volgorde worden opgeslagen, met het meest recente document bovenaan of achterin elke sectie.
Een advocatenkantoor kan een gids voor bestandsmappen ontwikkelen en deze aan alle werknemers verstrekken. Nieuwe archiefmedewerkers hebben wellicht een training nodig om de bestandsgids te begrijpen. Advocaten en personeel voor juridische ondersteuning moeten voor de meeste indieningstaken op het professionele archiefpersoneel kunnen vertrouwen.
Elektronische gegevensopslag
Een organisatie kan ook een databasesysteem voor case management gebruiken om case- en accountinginformatie bij te houden. Sommige databasebeheersystemen omvatten de mogelijkheid om faxen, elektronische documenten en gescande documenten aan zaakbestanden in de elektronische database te koppelen. Sommige databasesystemen zijn vooral handig voor niet-routinematige taken, zoals het controleren of een advocaat een belangenconflict heeft bij het vertegenwoordigen van een klant (wat kan leiden tot een ethische overtreding).
Medewerkers en advocaten zouden training moeten ontvangen over het gebruik van dit databasebeheersysteem om informatie elektronisch op te slaan. Een advocatenkantoor wil mogelijk profielen beperken van gebruikers die records kunnen invoegen of verwijderen om te voorkomen dat belangrijke klantinformatie verloren gaat.
