Kaizen is een Japanse bedrijfsfilosofie die draait om het concept van continue verbetering, de gecontroleerde voortgang van een organisatie met betrekking tot een vooraf ingesteld doel. Hoewel sommige Kaizen-beoefenaars zoals Masaaki Imai specifieke manieren hebben gepresenteerd waarop deze filosofie is toegepast, bestaat er geen stapsgewijze methode die uitlegt hoe een Kaizen-bijeenkomst moet worden gehouden. Integendeel, de nadruk van de kaizen-methode ligt op het herstel van de waarde van gedeelde principes - teamwerk, communicatie, flexibiliteit, aanpassingsvermogen, inspanning en kwaliteit. Het is door het proces van deze collectieve bevestiging dat lean productie kan worden bereikt.
Bepaal het doel van de vergadering. In kaizen zijn vergaderingen ofwel voor projectplanning, inclusief het stellen van doelstellingen en taakverdeling, ofwel projectreview, waarbij teamleden succes en problemen rapporteren aan het team.
Nodig het hele team uit voor de vergadering. Laat periferiepersoneel niet weg van deelname; hun inclusie helpt al je collega's op de hoogte houden.
Nodig projectmanagers van verwante projecten uit om deel te nemen aan uw vergadering om een gevoel van horizontale integratie en gemeenschap binnen het bedrijf te bevorderen.
Verwelkom deelnemers aan de vergadering. Voorzie indien nodig van naamlabels en stoeltoewijzingen. Zorg ervoor dat u een locatie boekt die de persoonlijke interactie maximaliseert. Voor een kleine groep is een ronde of ovale tafel het beste.
Plaats de vergaderingsdoelen op een prominente locatie. Lees de doelen voor de groep en beantwoord korte vragen die nodig zijn voor verduidelijking.
Vraag om input van de groep over het doel. Is bijvoorbeeld een wekelijkse doel gehaald of overtroffen? Verschaf meerdere middelen voor deelnemers om hun inbreng te geven; ideeën kunnen worden gedeeld via handopsteken, mondelinge opmerkingen, schriftelijke verklaringen of een gemeenschappelijke brainstormdiagram.
Verzamel de invoer en geef deze opnieuw aan de groep. Negeer geen negatieve opmerkingen of benadruk het positieve niet. Negatieve opmerkingen kunnen onthullend zijn en de aandacht vestigen op de gebieden die verbetering behoeven.
Stel kortetermijndoelen in of bevestig deze opnieuw. Noteer taken en subdoelen op notitiekaarten. Voorzie elke deelnemer van een notitiekaart die elk van zijn of haar persoonlijke doelen en plichten informeert.
Reageren op eventuele slepende zorgen of vragen.
Tips
-
Leid de bespreking van de vergadering zo dat alle zorgen worden aangepakt, ook al maakt uw perspectief als projectleider het moeilijk om de geldigheid van deze zorgen te zien.
Er zijn vier hoofdfasen in een kaizen-proces: perceptie, idee-ontwikkeling, besluitvorming en implementatie. Vergaderingen kunnen plaatsvinden op en tussen deze zinnen en kunnen worden afgestemd op elk van deze processen. Een vergadering aan het begin van een project kan bijvoorbeeld gericht zijn op het beoordelen van de bestaande problemen en het observeren van de effecten van de bedrijfscultuur.
