Tijdens een audit kan het bedrijfsmanagement het gevoel hebben dat ze weinig invloed hebben op het proces of het auditresultaat. Maar zodra een audit is afgerond door de interne auditafdeling, de bedrijfsauditors of de externe accountants, neemt de bedrijfsleiding het over en is verantwoordelijk voor het opstellen van een reactie op het rapport. Controlereacties moeten specifiek en tijdig zijn en het benodigde budget beschikbaar hebben.
Het schrijven van een solide auditreactie is belangrijk, omdat de auditors en het uitvoerend management het bedrijfsbestuur verantwoordelijk houden voor het leveren van besturingsverbeteringen die ze zich verbinden.
Reageren op een auditverslag
Maak gebruik van specifieke oplossingen voor de zwakte van de controle vastgesteld door de auditors en laat geen ruimte voor interpretatie van uw intenties. De auditors zullen uw auditreactie beoordelen en bepalen of het de geconstateerde controlegebreken zal oplossen. Als je relatie met de auditors het toelaat, benader ze dan terwijl je elk antwoord opstelt en hun feedback krijgt. Wees zo duidelijk mogelijk in uw reactie omdat de auditors terugkeren om te verifiëren dat u de acties hebt uitgevoerd waarvoor u zich hebt gecommitteerd.
Stel realistische datums in voor het implementeren van uw besturingsverbeteringen, zoals aanbevolen door het New York State Office of the State Comptroller, en wees genereus zonder overdreven veel te zijn. Zwakke punten in de controle, vooral die met betrekking tot informatietechnologiesystemen, kunnen langer duren dan oorspronkelijk gepland. De meeste auditafdelingen en executive business managers verwachten van u dat u verbeteringen aanbrengt in het schema dat u hebt ingesteld. Wijzigingen in het tijdsbestek zijn mogelijk toegestaan, maar er wordt afgekeurd tenzij er een drastische verandering heeft plaatsgevonden in uw bedrijf om de wijziging noodzakelijk te maken.
Bevestig dat u het budget op zijn plaats hebt of het op zijn plaats zal hebben om de controlewijzigingen aan te brengen die u hebt vastgelegd in uw auditreactie. Identificeer alle kosten, inclusief upgrades van apparatuur en systemen, procedurehandboek herschrijft en extra personeelsbestand dat vereist zal zijn om de controlezwakte op te lossen. Verhoog uw budgetbehoeften naar uw manager en zorg ervoor dat geld opnieuw wordt toegewezen vanuit andere gebieden of dat nieuwe fondsen worden vrijgegeven om de verbeteringen binnen uw tijdsbestekken te kunnen leveren. Over het algemeen begrijpt het uitvoerend management de behoefte aan beheersingsverbeteringen die worden aanbevolen door de auditors en vindt het fondsen voor de wijzigingen. Als u zich committeert aan het beheersen van verbeteringen in uw auditreactie en deze niet kunt uitvoeren vanwege budgettaire tekorten, accepteren de auditors dit niet als excuus.
Wijs een persoon of personen aan die verantwoordelijk zijn voor het implementeren van de controlewijzigingen. Meerdere personen kunnen verantwoordelijk zijn als de verandering meer dan één afdeling omvat, zoals operaties, technologie en menselijke hulpbronnen. Zorg ervoor dat de genoemde personen de autoriteit hebben om de wijzigingen te laten gebeuren.
Tips
-
Hoe gefrustreerd u ook bent met het auditproces of de uitkomst ervan, probeer uw interacties met de controleurs en uw reacties zakelijk te houden. Uw professionele gedrag betaalt zich uit wanneer u in de toekomst met de auditors communiceert.
