Een Request for Proposal (RFP) is een schriftelijke verklaring van een klant waarin een zakelijke behoefte wordt uitgedrukt en waarin wordt gevraagd hoe u denkt aan die behoefte te voldoen en hoeveel uw service of product zal kosten. Als u een overzicht maakt voordat u de reactie op de RFP van de klant schrijft, zorgt u ervoor dat aan alle projectvereisten is voldaan en voldoet uw voorstel aan het documentformaat dat is opgegeven door de RFP.
Items die je nodig hebt
-
Verzoek om voorstel document
-
Tekstverwerkingstoepassing
-
Printer
Lees aandachtig de RFP van de klant om er zeker van te zijn dat u de verwachtingen volledig begrijpt. Verduidelijk eventuele vragen eerder dan later. De meeste RFP's specificeren een vraag-en-antwoordperiode voor respondenten.
Maak de omtrek in het formaat en de volgorde zoals gedefinieerd in de RFP om aan te tonen dat u de aanwijzingen kunt volgen. Sommige RFP's laten de organisatie van het voorstel aan u over, terwijl andere zeer gedetailleerde structurele vereisten hebben. Negeren of verkeerd interpreteren is een van de snelste manieren om uw voorstel te laten vervallen.
Gebruik Romeinse cijfers (zoals I, II, III) voor elke hoofdsectie. Subsecties worden ingesprongen met hoofdletters (zoals A, B, C). Secties onder deze worden aangeduid met behulp van getallen (zoals 1, 2, 3). Als een andere subsectie vereist is, gebruik dan kleine letters (zoals a, b, c).
Het Romeinse cijfer I kan worden gebruikt als het overzicht of de samenvatting van de RFP-reactie. Druk het bereik van de services en vereisten van de klant in dit eerste deel uit. Leg uit hoe het project zal worden benaderd en waarom deze aanpak het best tegemoet komt aan de behoeften van de klant. Ga verder met het schrijven van de kopjes en categorieën van het project zoals gepresenteerd door de klant met behulp van een combinatie van Romeinse cijfers, letters en cijfers.
Brainstorm antwoorden op elke sectie en subsectie (s) door reacties op elke clientvereiste te schrijven. Voor de eerste versie kunnen woorden en zinsdelen worden gebruikt. Herhaal deze stap voor alle secties.
Ontwikkel uw ideeën en voeg gedetailleerde inhoud toe aan elk van hen om volledig tegemoet te komen aan de behoeften van de klant. Uw voorstel bevat waarschijnlijk een deel van de 'boilerplate' van uw bedrijf, of standaard, herbruikbare tekst. Geef in uw overzicht aan waar boilerplate zal worden gebruikt en hoeveel het moet worden aangepast voor deze specifieke RFP. Misbruik boilerplate niet en gebruik het niet om uw voorstel vet te maken. Potentiële klanten waarderen beknopte, gedetailleerde en uitvoerbare voorstellen.
Tips
-
Mogelijk moeten er verschillende concepten worden ontwikkeld voordat het definitieve RFP wordt ontwikkeld. Noteer elke draft met een ander versienummer in de bestandsnaam.
