Er zijn tal van inkoopprocedures en -processen, maar er zijn enkele procedures die voor alle inkoopafdelingen hetzelfde moeten zijn. Deze omvatten selectie van leveranciers, het aanvragen van informatie, het indienen van offertes, het beoordelen van offertes, het plaatsen van een opdracht en het inspecteren..
Leveranciers selectie
Organisaties hebben over het algemeen een voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers die wordt onderhouden door de inkoopafdeling. Dit zijn bedrijven die een selectieproces hebben doorlopen en die het best voldoen aan de behoeften van een bedrijf.
Informatie opvragen
Wanneer er een vereiste is om artikelen te kopen die de huidige voorkeursleveranciers niet kunnen vinden, zal een bedrijf meestal de markt onderzoeken. De vereiste wordt verzonden aan geselecteerde leveranciers die om een bod zullen worden gevraagd. Voor aanvragen met een lage waarde wordt een informeel verzoek om informatie of een verzoek om een offerte verzonden aan geïdentificeerde leveranciers. Voor items met een hogere waarde wordt een volledig aanbestedingsproces gevolgd. Dit kan vaak tot zes maanden duren vanaf de identificatie van de noodzaak tot de uiteindelijke gunning van het contract.
Tender Returns
Leveranciers worden meestal gevraagd om hun offertes terug te sturen naar een genoemde officier op een gespecificeerde tijd en datum. Biedingen kunnen een beschrijving bevatten van de dienst of goederen die de leverancier aanbiedt, de voorgestelde kosten voor het uitvoeren van de benodigde werkzaamheden of het leveren van de nodige benodigdheden, bedrijfsfinanciële informatie en eventuele vragen die de inkooporganisatie heeft gesteld aan de potentiële leverancier.
Tendersevaluatie
Zodra de offertes / biedingen zijn geretourneerd, heeft een inkooporganisatie meestal een bepaalde tijd om de retouren te evalueren, een contractbeslissing te nemen en zowel succesvolle als niet-succesvolle leveranciers op de hoogte te houden. Voorafgaand aan het verzenden van aanbestedingsdocumenten, zal een inkooporganisatie scoringscriteria ontwikkelen waartegen kandidaten worden gemarkeerd en beoordeeld. Overwegingen zoals prijs en kwaliteit zijn gebruikelijke scoringscriteria.
Contract Award
Nadat de offertes zijn geëvalueerd en beoordeeld, worden de leveranciers hiervan op de hoogte gebracht met een goedkeuring of een afwijzing. Succesvolle leveranciers worden ook schriftelijk op de hoogte gebracht. Het is de beste inkoopmethode om niet-succesvolle leveranciers de kans te bieden op een debriefing. Dit stelt hen in staat te achterhalen waarom hun bieding niet is geselecteerd en om toekomstige tenders beter te begrijpen.
Contract Conclusie
Nadat de dienst / levering is afgeleverd, controleert de inkooporganisatie of aan de kwaliteit, hoeveelheid en specificatie is voldaan. Op dit moment geeft de organisatie een betaling uit. In veel gevallen is het standaard gebruik om een vergadering na de overeenkomst te houden tussen de inkooporganisatie en de toeleverende organisatie. Het biedt een kans voor elke partij om feedback te geven en een post-mortem document te ontwikkelen voor toekomstige contractactiviteiten.
