Het American Heritage Science Dictionary definieert entropie als een maat voor wanorde of willekeur in een gesloten systeem. De definitie beweert dat naarmate een systeem meer verstoord raakt, zijn energie gelijkmatiger wordt verdeeld en minder goed werk kan verrichten, wat leidt tot inefficiëntie. Bedrijfsorganisaties zijn organisch of bureaucratisch van aard. Organische organisaties zijn open omdat ze innovatie en creativiteit uitnodigen, terwijl ze voortdurend op zoek zijn naar uitwisseling met de omgeving om te kunnen overleven. Bureaucratische organisaties bevinden zich aan de andere kant van het spectrum, omdat ze opereren in een mechanistische en gesloten stijl die onderworpen is aan entropie.
Bureaucratische organisaties
Bureaucratische of mechanistische organisaties zijn sterk afhankelijk van regels en voorschriften, vastgelegde taken, een gecentraliseerde hiërarchie van bevoegdheden, een duidelijke communicatieketen en gecentraliseerde besluitvorming. Het boek 'Mintzberg on Management', door managementconsultant Henry Mintzberg, geeft aan dat de werkvereisten van de bureaucratische organisatie zeer beperkt zijn omdat ze eenvoudig, herhalend en gestandaardiseerd zijn. Dit standpunt van bureaucratische organisaties geeft aan dat de mechanische organisatie een stabiele omgeving moet hebben met gestandaardiseerde resultaten om te slagen. De mechanistische organisatie werkt goed totdat er een behoefte is aan verandering of een of andere vorm van ontreddering in het systeem komt.
Entropie en werknemers in het bedrijfsleven
Entropie vindt plaats in organisaties wanneer de mechanische werken van de bureaucratie uiteenvallen als gevolg van specialisatie, apathie, nonchalance en gebrek aan trots. Mintzberg zou het ermee eens zijn dat banenpecialisatie bijdraagt aan entropie omdat mensen vaak alleen hun directe baan binnen de organisatie zien, wat resulteert in afdelingsalisatie en gefragmenteerde organisatiedoelen. Een belangrijke oorzaak van entropie in de bureaucratische omgeving is de verwachting dat individuen zich aan routinebeslissingen houden en zich houden aan de organisatiestructuur, terwijl initiatief en verantwoordelijkheid worden ontmoedigd. Medewerkers leren alleen te doen wat van hen wordt verwacht en niet meer. Uiteindelijk worden medewerkers in de bureaucratische organisatie dom en onvoorwaardelijk omdat ze afhankelijk zijn van de structuur van het systeem om hun acties te rechtvaardigen.
Entropie in de mechanistische organisatie zorgt er uiteindelijk voor dat medewerkers onbuigzaam worden in hun werk, waardoor een situatie ontstaat waarin de organisatie de benodigde veranderingen niet kan aanbrengen. In het boek 'Images of Organizations' van Gareth Morgan is het duidelijk dat gesloten organisatiesystemen de neiging hebben entropic te worden omdat ze de neiging hebben om te verslechteren en vervallen raken.
Gebruik organisch systeemdenken
Morgan's boek suggereert dat de bureaucratische omgeving zijn plaats in het bedrijfsleven heeft omdat het de basis legt voor de effectieve werking van een organisatie, hoewel werknemers vaak zo gespecialiseerd zijn in hun afdelingen dat entropie plaatsvindt. Morgan suggereert dat organisaties concurrerend kunnen blijven door werknemers aan te moedigen voorbij te denken aan de behoeften van hun directe werkgebieden door de doelen en doelstellingen van de hele organisatie te overwegen en beslissingen te nemen over hun werk. Organisaties moeten op hun beurt organische systemen worden door zich open te stellen voor continue uitwisseling van middelen en informatie met de buitenomgeving. Deze uitwisseling zorgt ervoor dat de organisatie en haar medewerkers creatief en innovatief kunnen blijven door te voldoen aan de concurrentiële behoeften en tegelijkertijd maatschappelijk verantwoord te zijn.
Mensen betrekken bij de organisatie Vermijdt entropie
Zakelijke entropie kan worden voorkomen in organisaties door ervoor te zorgen dat werknemers betrokken zijn bij de besluitvorming van de entiteit en dat zij hun rol in het productieproces begrijpen. Medewerkers zijn vaak de frontlinie; ze hebben te maken met de klanten en zijn in staat om hun behoeften te bepalen. Medewerkersbetrokkenheid helpt hen eigenaarschap van de organisatie te ontwikkelen en helpt hen om tevreden te zijn met hun baan omdat ze hun persoonlijke doelen en doelstellingen kunnen bereiken in samenhang met organisatiedoelstellingen.
