Vrijwel iedereen op een of ander moment zal het voorwerp uitmaken van een geschreven verslag dat hen in een slecht daglicht stelt. Het kan zo simpel zijn als een verslag van een informele bespreking van uw traagheid. Het kan een formele begeleiding in een tuchtprocedure zijn die u een salarisverhoging of zelfs uw baan kan kosten. In het ergste geval kan het een brief zijn die uw taak beëindigt. In elk geval dient u een verklaring van wederhoor te schrijven en in te dienen. Deze brief is bedoeld om u te helpen een geschil op te lossen door uw kant van het verhaal te vermelden.
Items die je nodig hebt
-
Referentiemateriaal dat specifiek betrekking heeft op uw zaak
-
De originele brief tegen jou
Deconstrueer de brief tegen u door het stuk voor stuk op te splitsen. Als de alinea's lang zijn of veel details bevatten, splitst u deze op het zinsniveau op. Met deze deconstructie kun je de brief op een rationele manier bekijken.
Stel voor elk item van negatieve informatie een weerwoord op dat dit verklaart. Leg bij het uitleggen van deze dingen het weerwoord goed, zodat u in een positief licht bent geworpen. Bijvoorbeeld: "Meneer Smith is vier keer te laat geweest tijdens de rapportagecyclus" zou kunnen worden weerlegd met een alinea die elke gebeurtenis verklaart. Je zou kunnen zeggen: "Tijdens de 100 werkdagen van de rapportageperiode was ik 96 procent van de tijd op tijd.Elk incident was vanwege omstandigheden waarover ik geen controle had.Elk incident werd zo snel mogelijk aan mijn supervisor gemeld." Uw weerlegging verklaart de tekortkoming en door te wijzen op de overweldigend hoge aanwezigheidsgraad, trivialiseert de klacht. Natuurlijk, als de brief met meer detail was geschreven, zou uw weerlegging ook gedetailleerder zijn.
Zodra u al uw feiten, referenties en eerste conceptversie hebt geschreven, stelt u uw brief samen. De opening moet respect hebben voor de gezagsdrager die het zal zien. Het zal een korte samenvatting geven van de reden waarom de brief wordt geschreven. Vervolgens voegt u uw informatie toe die de oorspronkelijke brief weerlegt. Ten slotte sluit u respectvol.
Een voorbeeld kan ongeveer als volgt zijn: "Mijnheer, ik schrijf om door mijnheer Supervisor op 1 januari 2011 aanvullende informatie te verstrekken over de brief die ik in mijn dossier heb geplaatst met betrekking tot mijn te laat zijn. Dat klopt, maar zijn brief vermeldde nooit dat hij mij destijds elke keer uitlegde en hij accepteerde elke uitleg als een geldige reden. Sinds de rapportageperiode 100 werkdagen is, heb ik 96 procent aanwezigheidsregistratie. Met respect, Mr. Medewerker."
Zoals u aan het voorbeeld kunt zien, hoeft u niet al te lang, onbeschoft of zelfs onderdanig te zijn. In plaats daarvan houd je het kort, alleen gericht op de ongunstige informatie in de oorspronkelijke brief en zonder persoonlijkheid. Een onbevooroordeelde derde partij kan nu beide brieven lezen en hun eigen conclusies trekken.
Tips
-
Dien uw weerwoord in binnen 24 uur nadat de originele brief aan u is bezorgd. Vermeld bij het samenstellen van uw brief relevante voorschriften die uw positie ondersteunen.
Waarschuwing
Word niet persoonlijk. Als je bijvoorbeeld het personage, bijvoorbeeld de naam van de oorspronkelijke schrijver, aanvalt, zie je er onprofessioneel uit terwijl je de originele schrijver in de ogen van de lezer verbetert. Blaas de feiten niet op; ze zijn te gemakkelijk te verifiëren. Maak het weerwoord niet in je persoonlijke zeepkist, blijf alleen bij de feiten. Schrijf nooit iets dat je niet meetbaar kunt bewijzen als daarom wordt gevraagd.
