Een waarschuwingsbrief is een document dat naar een werknemer wordt verzonden, waarbij kopieën in het werknemersbestand worden geplaatst. De letter moet precies aangeven welke regels zijn gebroken, of hoe en waarom uw werkprestaties als ondermaats worden beschouwd. Sommige brieven bieden een lege ruimte om de beschuldiging te beantwoorden, maar als dat niet het geval is, dient u een tegenbrief in waarin de kritiek op uw werkprestaties wordt betwist.
Lees de waarschuwingsbrief van de werknemer zorgvuldig door. De brief moet specifieke gevallen van uw gedrag behandelen die uw werkgever problematisch vindt. Zorg ervoor dat je precies weet waar je van wordt beschuldigd voordat je het betwist.
Stel uw geschilbrief samen. U moet specifieke details over het incident vermelden en, indien mogelijk, aantonen dat uw acties in overeenstemming waren met het bedrijfsbeleid. Noem de bedrijfsregels die u denkt te volgen of waarom uw gedrag was vrijgesteld van de regels vanwege de situatie waarin het gedrag zich heeft voorgedaan. Werk details uit en zorg ervoor dat je alleen reageert op de beschuldigingen die in de waarschuwingsbrief worden genoemd.
Dien uw geschilbrief in en geef deze aan uw direct leidinggevende of aan de persoon die het incident heeft afgehandeld. Uw brief kan leiden tot aanvullende interviews en vragen, dus wees voorbereid.
Tips
-
Wees beleefd en professioneel in je antwoordbrief. Zelfs als je persoonlijk gewond bent door de beschuldiging of het gevoel hebt dat je onrecht is aangedaan, reageer dan op een ingetogen en redelijke manier.
