Kantoorcomputerapparatuur is een kostbare uitgave voor elk bedrijf. Computerapparatuur kan zeer snel achterhaald of verouderd raken en om een bedrijf efficiënt werk te laten doen, is het van vitaal belang dat werknemers over de computerapparatuur beschikken die state-of-the-art is en bovendien kosteneffectief. Een manier voor werknemers om nieuwe kantoorcomputerapparatuur aan te vragen, is een voorstel te schrijven waarin de noodzaak, de benodigde items, het doel en de voordelen worden uitgelegd.
Bepaal de behoefte. Voordat u een voorstel voor nieuwe kantoorcomputerapparatuur schrijft, moet u beoordelen of de apparatuur nodig is en wat nodig is. Vraag andere medewerkers om te helpen met het voorstel om alle benodigde apparatuur te bepalen.
Evalueer de huidige kantoorcomputerapparatuur. Wanneer een bedrijfseigenaar een voorstel voor nieuwe apparatuur ontvangt, moet het document duidelijk uitleggen waarom de huidige apparatuur moet worden vervangen. Kijk naar de kosten van het repareren of bijwerken van de huidige apparatuur en geef uitleg waarom dit geen kosteneffectieve oplossing voor het probleem is.
Onderzoek de nieuwe apparatuur. Bepaal precies wat er nodig is en de kosten van alle apparatuur. Vergelijk verschillende soorten apparatuur en zoek naar de beste kwaliteit voor de beste prijs.
Maak een lijst van de voordelen. Maak een lijst van alle winsten die het bedrijf zou ontvangen door de nieuwe apparatuur aan te schaffen. Wees duidelijk en beknopt bij het vermelden van elk voordeel dat het bedrijf zou ontvangen. Een voorbeeld hiervan is de snelheid van een nieuwe kantoorprinter. Als documenten sneller kunnen worden afgedrukt, zullen werknemers minder tijd besteden aan het wachten op de afgedrukte documenten.
Maak een voorblad met de naam en het type van het voorstel. Neem de naam van de persoon op die het voorstel zal lezen en de namen van alle werknemers die betrokken zijn bij het schrijven van het document.
Schrijf het voorstel. Begin met een inleiding waarin staat wat het probleem is, de oplossing en een paar hoogtepunten van de voordelen van het voorstel.Ga door met de tekst van het voorstel dat alle details bevat met betrekking tot de nieuwe kantoorcomputerapparatuur. Sluit af met een samenvatting van de hoogtepunten van het voorstel.
