Volgens het Purdue University Online Writing Lab (OWL) zijn memo's geschreven om problemen te markeren of op te lossen. De School of Business van Northern Kentucky University verklaart dat memo's veel informatie in beperkte ruimte moeten communiceren. Hoe een memo wordt geformatteerd, is afhankelijk van het bedrijf, het doel van de memo en de ontvangers van de memo's. Interne memo's voor medewerkers kunnen informatie, analyses en conclusies bevatten, informatie over kantooruren of instructies voor het juiste gebruik van apparatuur.
Items die je nodig hebt
-
Papier
-
Pen en potloden
Leer het basisdoel en het formaat van een memo. Memo's zijn meestal interne documenten die worden gebruikt om te communiceren met het personeel. Doeleinden kunnen beleidsherinneringen, actie-aanvragen, het melden van een wijziging of het geven van een officiële kennisgeving omvatten. Het memo-formaat bevat een kop, inleiding, tekst, samenvatting en afsluiting. Bijlagen staan onderaan het document.
Bepaal het doel van uw memo en welke eventuele bijlagen worden toegevoegd. Bepaal de ontvangers van de memo. Supervisors en managers ontvangen vaak kopieën van memo's en er kan een vereiste zijn om een kopie in een bestand op te nemen. Bepaal wat de memo zal zeggen en stel een ruwe schets samen. Controleer het bedrijfsbeleid voor het gebruik van briefpapier dat is goedgekeurd voor memo's.
Vul de kop in, beginnend met de 'Datum'. Neem de namen en titels van primaire ontvangers op in het gedeelte 'Aan'. Dit kunnen een of meer personen zijn of een groep personen, zoals alle accountmanagers. Vermeld in de sectie "cc" de namen en titels van degenen die kopieën van de memo ontvangen. Vermeld in het gedeelte 'Van' de naam en titel van de persoon die de notitie verzendt. Voeg in het gedeelte "Onderwerp" een korte titel toe die het doel van de memo beschrijft.
Voeg een inleidende paragraaf toe waarin het doel van de memo wordt uitgelegd, achtergrond voor het doel wordt gegeven en een overzicht wordt gegeven van wat in de volgende paragrafen zal volgen. Voeg een waarschuwing voor lezers toe als de notitie beleid of andere kritieke informatie bevat.
Neem informatie op in de hoofdtekst of de hoofdtekst van de memo die de introductie en het overzicht uitbreidt. Geef bijvoorbeeld de achtergrond in de aanloop naar een beleidswijziging. Apart en bestel de paragrafen op basis van inhoud. Gebruik korte alinea's in de memo. Dit gedeelte kan een of twee alinea's of meerdere pagina's bevatten, afhankelijk van het doel van de notitie.
Voeg de samenvatting in en sluit. De samenvatting is mogelijk niet nodig voor memo's met één pagina, maar kan nuttig zijn bij lange documenten met complexe informatie of instructies. Sluit de lezer in de buurt en bied je hulp bij het beantwoorden van vragen of het uitleggen van de memo-inhoud. Vermijd bij het ontbreken van een samenvatting een korte samenvatting in de laatste alinea. Informeer lezers als de memo-inhoud vertrouwelijk is.
Noteer aan het einde van de memo een lijst met bijlagen die in de memo worden vermeld. Gebruik de woorden "Bijgevoegd" of "Bijgesloten" om de lijst met bijlagen aan te duiden. Neem geen bijlagen op waarnaar in de notitie niet wordt verwezen.
Onderteken de notitie. Memorisch schrijvers initialiseren of ondertekenen gewoonlijk memo's in het kopgedeelte, naast het item "Van". Een formele memo kan een volledige handtekening en datumregel aan het einde van het document vereisen.
Tips
-
Bekijk kopieën van bedrijfsmemo's om de stijl en opmaak te leren kennen. Vraag of goedkeuring nodig is om een memo te sturen.Controleer alle feitelijke informatie voordat u deze in de memo opneemt. Vraag iemand om uw memo opnieuw te lezen.
