Human resource planning begint met het bepalen van de personeelsbehoeften: de niveaus, posities en aantallen mensen die de organisatie nodig heeft om haar missie en doelstellingen te realiseren. Dit type planning gebeurt meestal voordat het bedrijf zijn deuren opent voor het bedrijfsleven. Factoren zoals bedrijfsgroei, hogere inkomsten, uitbreiding naar nieuwe markten en personeelsverloop kunnen ook extra personeel vereisen. Wanneer u aan de tafel zit met leidinggevend leiderschap, is het verstandig om een schriftelijk voorstel te hebben dat uw verzoek om extra mankracht rechtvaardigt.
Begin met de Essentials
Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de complexiteit van uw personeelsplan, moet uw verzoek om extra personeelsvoorstel ten minste vier elementaire hoofdstukken bevatten:
- Managementsamenvatting
- Evaluatie van de behoeften
- Methodologie
- Begroting
Sommige voorstellen kunnen aanvullende secties vereisen, zoals projectevaluatie en communicatiestrategie, maar een voorstel voor personeelsplanning behoeft misschien niet meer dan de basis vier. Het voorstel vereist input van uw volledige human resources-team omdat personeelsbezetting gepaard gaat met werving, opleiding en ontwikkeling van werknemers en compensatie.
Schrijf een samenvatting
Vermeld het doel van uw voorstel en identificeer wie de input heeft geleverd. Vat de inhoud samen en geef informatie over hoe u het plan wilt uitvoeren voor extra personeel. Lezers met alleen toegang tot de samenvatting moeten de onderliggende redenen voor het verzoek om extra personeel volledig begrijpen. Maak ook duidelijk hoe u tot de conclusie bent gekomen dat u meer werknemers nodig hebt en hoe het budget de kosten dekt voor het werven, trainen, in dienst nemen en betalen.
Voorbeeld:
Het ABC-bedrijf Human Resource Manager, naam invullen, dient dit voorstel in, gedateerd datum invoegen om de toevoeging van vijf extra personeelsleden op twee afdelingen te rechtvaardigen: bedrijfsverkopen en boekhouding. Het HR-team onderzocht de behoeften van het bedrijf, beoordeelde de huidige arbeidsmarkt en schatte de totale kosten voor de extra werknemers. De details zijn uiteengezet in deze voorstelgoedkeuring door het uitvoerend leiderschapsteam van ABC Company.
Beschrijf uw aanvullende Manpower-voorstel
Beschrijf de redenen waarom het bedrijf extra personeel nodig heeft en leg uit welke methode u hebt gebruikt om te bepalen hoeveel personeel nodig is om de activiteiten van de organisatie te ondersteunen. De behoefteanalyse zal waarschijnlijk een beoordeling bevatten van het huidige personeelsplan van het bedrijf en wanneer het werd geïmplementeerd. Het moet ook de stappen beschrijven die u hebt genomen om te kijken naar de huidige bronnen van elke afdeling en wat u verwacht, zullen toekomstige personeelsbehoeften van afdelingen zijn. Uw behoeftebeoordeling kan bijvoorbeeld beschrijvingen omvatten van gemiddelde werknemersbenoeming, opvolgingsplanning, opleiding en ontwikkeling van werknemers, en verloop en omzet.
Beschrijf uw methode
Dit is het proces dat wordt gebruikt om te concluderen dat de organisatie of afdeling extra personeel nodig heeft. Beschrijf voor elk onderdeel van uw behoeftenbeoordeling de bronnen voor uw informatie en hoe u die informatie hebt gebruikt. Het middelen van werknemersbenoemingen is bijvoorbeeld een eenvoudige berekening:
- Bekijk personeelsdossiers voor huurdatums
- Bereken het aantal dienstjaren
- Totaal aantal gepresteerde jaren
- Deel het totaal door het aantal werknemers
Voor sommige afdelingen wilt u wellicht de individuele werknemersbenoemingen bekijken om de uitvalcijfers te schatten. De methodologie moet ook de beschikbaarheid van werknemers omvatten, omdat het zinloos is om extra personeel aan te vragen als de arbeidsmarkt zodanig is dat u geen enkele kans maakt om gekwalificeerde kandidaten aan te trekken. De beschikbaarheid van de arbeidsmarkt bepaalt of u toegang hebt tot menselijke hulpbronnen, zoals nabijgelegen scholen die afgestudeerden produceren of een algemene arbeidsmarkt binnen woon-werkverkeer. U kunt in deze methodologie ook opnemen wat er zou kunnen gebeuren als het bedrijf geen gekwalificeerd extra personeel kan inhuren. Bijvoorbeeld een verhoogde overwerk voor huidige werknemers, verlies van productiviteit of verkoop, of een laag moreel van de werknemers omdat de huidige beroepsbevolking de last van buitensporige werkbelastingen draagt, zou kunnen resulteren.
Stel een budget voor
Het budget voor extra personeel is meer dan alleen wat medewerkers verdienen. De vergoeding voor elke werknemer omvat de jaarlijkse lonen of salarissen, plus de kosten van de uitkeringen. Vanaf december 2017 gaf het Amerikaanse Department of Labor's Bureau of Labor Statistics aan dat de kosten voor de werknemerscompensatie in de privésector 31,7 procent van de lonen bedragen. De kosten om iemand in dienst te nemen die $ 50.000 per jaar verdient, bedragen bijvoorbeeld ongeveer $ 15.850, waardoor de totale kosten voor die medewerker $ 65.850 jaar bedragen. Voordelen zijn onder meer betaald verlof, bijdragen voor verzekeringen en pensioenen. Er zijn ook kosten voor het werven, trainen en aan boord van werknemers, die afhankelijk zijn van de tijd en de lonen van teamleden van personeelszaken die betrokken zijn bij het wervingsproces. Veel organisaties baseren hun wervingsbeslissingen op kosten, dus de budgetsectie van uw voorstel moet de kosten en de basis voor uw projecties beschrijven.
Som het allemaal op
De conclusie van uw voorstel voor extra personeel moet de tijdlijn aangeven op basis van wanneer u goedkeuring krijgt, omdat u meestal niet de exacte datum kunt vaststellen waarop u mensen daadwerkelijk aan boord kunt brengen. Voorwaardelijke gebeurtenissen, zoals achtergrondcontroles en kandidaten die extra tijd nodig hebben om de huidige werkgever hiervan op de hoogte te stellen, kunnen vertragingen veroorzaken. Haast u niet het tijdsbestek waarbinnen u extra personeel kunt inzetten.
