Een reactie op de werkprestatie van een werknemer kan plaatsvinden tijdens een jaarlijkse functioneringsgesprek, of de opmerkingen kunnen tijdens informele chats met een medewerker worden gegeven. Leidinggevenden die de werkprestaties van werknemers evalueren, moeten bepaalde protocollen en bedrijfspraktijken volgen wanneer zij werknemers feedback geven over hun prestatieniveaus. Opmerkingen over de prestaties van werknemers op het werk moeten op een rationele, goed gedocumenteerde manier worden gedaan, met voldoende gelegenheid voor de werknemer om input te leveren.
Bekijk het personeelsbestand van de werknemer. Als u een jaarlijkse functioneringsgesprek voert en van plan bent opmerkingen te maken in het kader van de beoordelingsvergadering, moet u zoveel documentatie bekijken als beschikbaar is voor de evaluatieperiode. Zo zijn bijvoorbeeld disciplinaire en corrigerende actiememo's, presentielijsten, werklogboeken, aanbevelingen en zelfbeoordeling van werknemers materiaal dat u moet beoordelen voordat u de medewerker ontmoet om opmerkingen over de prestaties te geven. Bekijk de prestaties van de werknemer in zijn totaliteit voordat u tijdens een jaarlijkse beoordeling commentaar opmaakt voor een evaluatieperiode.
Plan een tijdstip om de medewerker te ontmoeten over zijn prestaties. Als de medewerker niet op een ontmoeting met jou zou anticiperen om de prestaties te bespreken, vertel haar dan precies wat het onderwerp van de vergadering is en moedig haar aan om relevante materialen en opmerkingen over haar prestaties te brengen. Herinner de werknemer eraan dat de vergadering een gesprek moet zijn - geen eenzijdig rapport over haar prestaties zonder input of feedback van medewerkers.
Begin de vergadering met een positieve noot door de bijdragen van de werknemer, zijn kwalificaties en hoe het bedrijf zijn vaardigheden en kwalificaties waardeert te erkennen. Geef commentaar en maak een back-up van uw opmerkingen met documentatie. Blijf bij feiten en persoonlijke observaties van werkgerelateerde zaken. Onthoud het gebruik van een beschuldigende toon wanneer u constructieve feedback geeft en vertrouw niet op tweedehands informatie, tenzij er schriftelijke documentatie is om de waarnemingen van anderen te onderbouwen. Effectief communiceren met uw medewerker tijdens deze vergadering is essentieel. Nolo, een leverancier van juridische informatie voor werkgevers, geeft tips voor het geven van feedback aan medewerkers in het begeleidingsblad met de titel: "Hoe een medewerker-evaluatie uit te voeren". Het zegt: "Focus op hoe goed (of slecht) de werknemer het werk doet - niet op de persoonlijke kenmerken of eigenschappen van de werknemer."
Controleer specifieke incidenten waarbij u de werknemer observeerde die zijn taken vervult. Zorg voor gebalanceerde feedback - met andere woorden, richt u niet op strikt constructieve of negatieve feedback, zelfs als dat de bedoeling van uw gesprek was. Geef voorbeelden van prestaties van medewerkers die voldoen aan de prestatieverwachtingen van het bedrijf. Identificeer gebieden waarvan u denkt dat de medewerker uitstekende prestaties vertoont en noteer gebieden waarop hij zijn prestaties kan verbeteren.
Documenteer uw gesprek met de werknemer. Als de vergadering het hoogtepunt is van een functioneringsgesprek, moet u de medewerker een kopie van het beoordelingsdocument sturen en haar vragen het te ondertekenen. Als dit een informele bijeenkomst is waarin u constructieve feedback en suggesties voor verbetering levert, betrek de medewerker dan in een dialoog over hoe u haar prestaties kunt verbeteren. Vraag welke training en middelen ze nodig heeft om te verbeteren, en geef aan wanneer je een follow-up van haar zult uitvoeren om de tools te bieden die ze nodig heeft. Als de vergadering prestaties wil bespreken die de verwachtingen van het bedrijf overtreffen, vertel de medewerker dan dat u uw opmerkingen samenvat en een kopie van de samenvatting in haar personeelsdossier plaatst, en haar een kopie geeft.
