Geen enkel ingesteld faxformaat past in elke situatie. Als u echter enkele algemene richtlijnen volgt, kan de ontvanger van de fax snel informatie op de fax vinden. Deze richtlijnen zorgen er ook voor dat de ontvanger geen problemen zal hebben wanneer de fax binnenkomt en dat u problemen zult vermijden wanneer u deze verzendt.
Houd uw fax onder de 10 tot 12 pagina's lang. Veel kleine faxapparaten kunnen niet teveel pagina's tegelijk verwerken. Grote faxen verbinden ook telefoonlijnen die worden gedeeld met faxmachines. Verdeel uw fax in meerdere batches als u meer dan 10 tot 12 pagina's moet verzenden. Vertel de ontvanger dat hij meer dan één fax van u mag verwachten.
Pas paginamarges of lettergrootte aan om minder pagina's te maken. Houd er echter rekening mee dat kleinere lettertypen niet al te gemakkelijk te lezen zijn en dat kleine marges er onprofessioneel uit kunnen zien, zoals op een cv. Gebruik minimaal een 11-punts lettertype.
Schrijf indien mogelijk faxen in een bedrijfsbrievenindeling. Marges moeten één inch aan de linker- en rechterkant en anderhalve centimeter aan de boven- en onderkant zijn, indien mogelijk. Single-space uw letter, dubbele tussenruimte tussen de alinea's. Voeg een dateline bovenaan toe en adresblokken voor afzender en ontvanger vóór de aanhef. Het adresblok van de afzender gaat eerst.
Neem een voorblad op met uw fax. Het voorblad hoeft niet een bepaald lay-outformaat te volgen, maar het moet zowel de contactgegevens van de verzender als de ontvanger bevatten, hoeveel pagina's de fax bevat en een onderwerpregel die aangeeft waar de fax over gaat. Voeg een paar regels toe voor eventuele persoonlijke opmerkingen over de fax. De contactinformatie kan de namen van individuen en bedrijven, afdelingsnamen, adressen, e-mailadressen en telefoonnummers bevatten. De begeleidende brief moet gemakkelijk leesbaar zijn, zodat de ontvanger er snel informatie over kan vinden.
Vermijd zo mogelijk faxen met afbeeldingen te verzenden. Ze nemen te veel tijd om te verzenden en ontvangen, en ze verspillen veel inkt. Bovendien komen ze over het algemeen niet zo goed op faxen als gevolg van afdrukken van slechte kwaliteit.
