Customer Relationship Management (CRM) kan voordelig zijn voor zowel leverancier als klant. De leverancier verlaagt de kosten door alleen producten aan te bieden die gewenst zijn, wanneer deze worden gewenst, en hij geeft de kostenbesparingen door aan de klant die zich heeft aangemeld voor de CRM van het bedrijf. Om een dergelijk systeem te implementeren, moet uitgebreide informatie over de klant worden verzameld en opgeslagen. De twee zorgen met betrekking tot dit systeem zijn de privacy van klanten en de nauwkeurigheid van de verzamelde informatie.
Het verzamelen van klantgegevens
Ethische kwesties die ontstaan bij het verzamelen van klantgegevens voor CRM houden verband met veilige verzamelingsmethoden en de verificatie van de informatie. Ethische bedrijven zorgen ervoor dat gevoelige informatie, zoals credit-cardnummers of medische geschiedenis, worden verzameld in een beveiligde omgeving en veilig worden teruggestuurd naar de databases. Tijdens het verzamelen van gegevens is het ook van cruciaal belang om de identiteit van de klant en de nauwkeurigheid van de informatie die wordt ingediend te verifiëren. Hoge beveiliging van deze functies is kostbaar maar ethisch noodzakelijk.
CRM-gegevens opslaan
Zodra klantgegevens veilig in een bedrijfsdatabase staan, houden ethische bedrijven zich aan vier principes met betrekking tot opslag. Gegevens worden alleen opgeslagen met instemming van de klant. Klanten moeten hun gegevens kunnen bekijken en hun gegevens kunnen wijzigen of kunnen vragen om deze te wijzigen. Klanten kunnen zich uit het programma terugtrekken, en een dergelijke opname zorgt ervoor dat hun gegevens worden gewist. De ethiek achter deze principes is dat de gegevens eigendom zijn van de klant en dat de klant in staat moet zijn om zijn gegevens te beheren.
CRM-gegevens gebruiken
Aangezien veel van de klantgegevens voor CRM gevoelig zijn, zorgen ethische bedrijven ervoor dat de gegevens zo veel mogelijk privé worden bewaard. Om dit te bereiken, moet het bedrijf de gegevens opslaan in een vorm of op een locatie die niet algemeen toegankelijk is. De gegevens moeten alleen worden geraadpleegd wanneer dat nodig is voor het vervullen van een CRM-taak en alleen die medewerkers die de gegevens verwerken om de taak te voltooien, hebben toegang tot de gegevens. Wanneer subleveranciers de gegevens moeten gebruiken, moeten ze zich eerst verbinden aan beperkingen die vergelijkbaar zijn met wat het CRM-bedrijf heeft ingevoerd.
Verwijdering van CRM-gegevens
Aangezien klanten zich uit het CRM-programma moeten kunnen terugtrekken en omdat hun gegevens vervolgens worden gewist, heeft het bedrijf een procedure nodig om klantgegevens veilig te vernietigen wanneer deze niet langer nodig zijn. Hoewel verwijdering uit de database in eerste instantie voldoende is zolang de database beveiligd blijft, lopen gegevens over verouderde apparatuur en apparatuur die van status verandert naar niet-beveiligd, gevaar. Een ethisch bedrijf heeft gedetailleerd beleid en procedures voor het bijhouden en vernietigen van gegevens en houdt nauwkeurige gegevens bij van dergelijke activiteiten.
