Handmatige boekhouding omvat het gebruik van papieren boeken en tijdschriften om financiële transacties te registreren. Deze hulpmiddelen zijn van vervlogen tijden. Accountants - vaak met groene vizieren en zwarte armbanden - zouden handmatige boekhouding gebruiken om de financiële score voor hun bedrijven te behouden. Bedrijven van vandaag kunnen nog steeds handmatige boekhouding gebruiken voor sommige processen. Nadelen kunnen echter handmatige boekhoudactiviteiten verzwakken.
Tijdrovend
Boekhoudprocessen waarbij gebruik wordt gemaakt van papierjournaals en grootboeken of vergelijkbare hulpmiddelen, vergen veel tijd om taken uit te voeren. Accountants moeten accounts en journalen in het systeem vinden voordat ze boekingen kunnen registreren. Het controleren van de rekeningsaldi en het beoordelen van informatie is ook moeilijk. Accountants moeten mogelijk ook meerdere documenten doorzoeken om informatie te vinden die door leidinggevenden is aangevraagd. Het kopiëren van deze informatie kan ook moeilijk zijn.
Onder voorbehoud van fouten
Fouten kunnen vrij frequent voorkomen in handmatige boekhoudprocessen. Veelvoorkomende fouten zijn het invoeren van informatie in onjuiste accounts, het transponeren van cijfers of het achterstevoren opnemen van informatie. Hoewel deze fouten ook voorkomen in moderne boekhoudsystemen, hebben handmatige systemen geen interne controles en saldi. Accountants die fouten onderzoeken, zullen vaak meerdere uren besteden aan het vinden en corrigeren van boekingen. Meerdere accountants die in meerdere handmatige boekhoudgrootheden werken, kunnen deze problemen verergeren.
Gebrek aan beveiliging
Een gebrek aan veiligheid is een ander veel voorkomend nadeel van handmatige boekhouding. Bedrijven kunnen mogelijk niet voorkomen dat werknemers gevoelige gegevens in papieren boeken en tijdschriften bekijken. Bestanden gekopieerd en opgeslagen op een computer kunnen ook minder veilig zijn. Hierdoor kunnen werknemers financiële informatie misbruiken door middel van fraude of verduistering. Ontevreden medewerkers kunnen ook de informatie onherstelbaar beschadigen en belangrijke financiële gegevens vernietigen.
Weinig exemplaren beschikbaar
Grote organisaties vinden handmatige boekhouding vaak moeilijk vanwege het ontbreken van meerdere grootboeken en tijdschriften. De meeste bedrijven hebben één dagboek voor crediteuren, debiteuren, loonadministratie, vaste activa enzovoort. Dit betekent dat slechts één accountant op elk gewenst moment aan een dagboek kan werken. Het scheiden van deze grootboeken in subledgers kan resulteren in minder beveiliging en het potentieel voor het dupliceren van informatie in het boekhoudsysteem.
