Handig zijn met uw bedrijf is een goede zaak, maar dat geldt niet altijd voor elke fase van de bedrijfsvoering. Gegevensinvoer is een belangrijk aspect van zaken waarbij de overgang naar automatische processen bijna altijd beter is. In zeer kleine bedrijven waar de eigenaar de hoofdoperator is, kan het nog steeds zinvol zijn om alle gegevens handmatig in te voeren, hoewel een upgrade naar een automatisch systeem voor soepelere bewerkingen kan zorgen. Voor bedrijven met meer dan een of twee werknemers kan het ook financieel zinvol zijn om zo snel mogelijk afstand te nemen van het handmatig invoeren van gegevens.
Nadeel: menselijke fout
Probeer als mogelijk, menselijke wezens zijn gevoeliger voor fouten dan computers. Hoewel een computersysteem af en toe een storing heeft, registreert het over het algemeen gegevens en ordent het op een meer accurate manier dan mensen, met minder behoefte aan foutcontrole. Handmatige gegevensverwerking vereist veel meer ogen om te controleren en dubbele gegevens te controleren op nauwkeurigheid.
Nadeel: snelheid
Het kost veel tijd om gegevens handmatig in te voeren. Machines en computers zijn over het algemeen sneller dan mensen, waardoor medewerkers tijd vrij hebben om zich op andere dingen te concentreren. In plaats van de hele dag getallen in te voeren, kunnen uw werknemers meer tijd besteden aan het controleren van de voorraad, het maken van diagrammen of het opstellen van projecties voor toekomstige groei.
Nadeel: arbeidskosten
Het kost veel geld om mensen handmatig gegevens te laten invoeren en het houdt ondernemers en andere werknemers ervan meer tijd te investeren op hun punt van grootste bijdrage aan de visie en missie van het bedrijf. De taak van velen kan nu door één persoon worden voltooid, wat betekent dat u minder medewerkers voor gegevensinvoer nodig heeft, of dat u uw werknemers kunt gebruiken op gebieden waar hun geschenken beter worden gebruikt om de groei van het bedrijf te versnellen.
Voordeel: systeemkosten
Handmatig invoeren van gegevens vereist geen dure systemen, machines en programma's. Eigenaren van kleine ondernemingen hebben niet altijd een groot startfonds bij het uitvoeren van operaties die van de grond komen. Een handmatig verwerkingssysteem stelt een bedrijf in staat om in het spel te komen zonder veel kostbaar kapitaal in computers, machines en computerverwerkingsmethoden te hoeven investeren.
Voordeel: gemak voor kleine start-ups
Sommige ondernemers hebben een goed idee hoe ze gegevens op papier kunnen bijhouden met behulp van grootboekbladen, maar zijn niet zo comfortabel met computersystemen. In een tijd dat u waarschijnlijk veel dingen tegelijkertijd leert om uw bedrijf op gang te helpen, is het misschien beter om het leren van een gegevensinvoersysteem tijdelijk uit te stellen. Zolang u nauwkeurige records handmatig bijhoudt, kunt u wachten om die optie te verkennen totdat de rest van uw dagelijkse activiteiten routineuzer zijn.
Voordeel: verhoogde oversight
Wanneer u records handmatig bijhoudt, hebt u controle over de categorieën waarin elk individueel nummer is geplaatst. Als uw bedrijf unieke behoeften heeft die verkopen of trends op een geautomatiseerde manier moeilijk kunnen bijhouden, moet u deze cijfers mogelijk handmatig bijhouden.Zo kunnen sociale dienstenbureaus die veranderingen in gezinsdynamica registreren of verlichting bieden van emotionele nood misschien handmatige gegevensverwerkingsmethoden vinden die nauwkeuriger zijn dan geautomatiseerde methoden.
Overgang van handmatige naar moderne gegevensinvoer
Hoewel handmatige gegevensinvoer soms het gemakkelijkst is met een zeer klein bedrijf en rekening houdt met kleinere kosten om de bal aan het rollen te krijgen, naarmate een bedrijf groeit, moeten ook de methoden. Wanneer u klaar bent om over te stappen van handmatige gegevensinvoer naar iets geavanceerder, kijkt u misschien naar programma's als Quicken, QuickBooks of het gratis programma ZipBooks. Elk spreadsheetprogramma kan u helpen op een eenvoudig te begrijpen manier andere maatregelen te classificeren, zoals succespercentages van het programma, trends in medewerkers of wijzigingen in dynamiek en projecties. Het is verstandig om een paar maanden of jaren aan eerdere gegevens in te voeren, zodat u trends in de nieuwe nummers kunt zien terwijl u ze invoert. Raadpleeg bij twijfel een accountant of gegevensinvoer specialist voor eenmalige hulp of als een normale ondersteuning bij het bijhouden van nauwkeurige gegevensrecords voor uw bedrijf.
