In sommige gevallen moet een ondernemer standvastig zijn en een klant of een ander bedrijf verzoeken zijn activiteiten stop te zetten en af te schaffen. Als een naburig bedrijf bijvoorbeeld actief probeert om zaken van u af te halen door uw bestaande klanten te targeten met zijn verkooppraatje wanneer zij uw bedrijf verlaten, kunt u een brief schrijven waarin wordt gevraagd dat het bedrijf zijn activiteiten staakt of u zult juridische stappen ondernemen tegen het. Een back-off, of stop en desist, brief moet stevig en duidelijk zijn om effectief te zijn.
Typ de datum en sla een regelafstand over. Typ de naam van de manager, de bedrijfsnaam en het bedrijfsadres op afzonderlijke regels. Sla nog een regelafstand over.
Maak de aanhef door de naam van de persoon in te typen, gevolgd door een dubbele punt. Typ 'Beste' niet vóór de naam omdat dat de vaste toon die uw brief nodig heeft, verzacht.
Vertel de ontvanger om de schadelijke acties onmiddellijk te staken. Maak een lijst van de acties, met de relevante datums en tijden, en wees specifiek over wat u wilt dat de ontvanger stopt. De specifieke details zijn belangrijk voor het geval u de ontvanger later voor de rechter moet brengen; u zult bewijs hebben dat u de ontvanger hebt verteld zijn activiteiten te stoppen.Gebruik duidelijke, feitelijke taal en vermijd persoonlijk de ontvanger aan te vallen.
Leg uit wat u gaat doen als de ontvanger zijn acties niet stopt. Maak geen bedreigingen die u niet wilt opvolgen. Als u bijvoorbeeld zegt dat u de ontvanger voor de rechter wilt brengen, moet u dat doen.
Geef uw contactgegevens op, zoals uw telefoonnummer of e-mailadres. Als de ontvanger contact met u opneemt, slaat u de e-mail op of noteert u de details van de oproep. Bewaar deze mededelingen als bewijs voor het geval de zaak voor de rechtbank komt.
Typ 'Oprecht' en sla drie regels over. Druk de brief af op het briefpapier van uw bedrijf en teken uw naam boven uw getypte naam.
Mail de brief met handtekeningbevestiging zodat u bewijs hebt dat de ontvanger uw brief heeft ontvangen.
