Als u voor uw werk vaak naar vergaderingen moet gaan, is de kans groot dat u op een bepaald moment wordt gevraagd om de notulen van een vergadering op te nemen. Uw bedrijf heeft mogelijk een gewenst minuutformaat, maar als dit niet het geval is, volgen hier een paar tips om u te helpen goede vergaderminuten te schrijven.
Begin met het vastleggen van de datum en de starttijd van de vergadering. Noteer de voor- en achternaam van alle aanwezigen, samen met hun titels. Noteer wie de vergadering en het onderwerp van de vergadering leidt.
Maak notities die zijn gebaseerd op de agendapunten. Leg de belangrijkste discussiepunten vast voor elk item en de uiteindelijke beslissingen die worden genomen. Let op iedereen die een beweging maakte, wat de motie was, die de motie en de resultaten van de stemming detacheerde. Als de stemming niet unaniem is, geef dan aan wie stemde voor de motie en wie er tegen stemde.
Noteer alle items die tijdens de volgende vergadering moeten worden besproken of waarover moet worden gestemd. Noteer de datum van de volgende vergadering en het tijdstip waarop de vergadering voorbij was.
Tips
-
Houd uw vergadering minuten kort en to the point. Schrijf alleen de nodige informatie. Als uw minuten te lang worden, zullen mensen ze niet lezen wanneer u ze verstuurt.
