Bedrijven, ziekenhuizen en overheidsinstellingen leveren vaak prestatierapporten aan het publiek. Prestatierapporten vergelijken prestatiekenmerken met jaarlijkse doelstellingen. Prestatierapporten worden gewoonlijk één keer per jaar geproduceerd, maar ze kunnen vaker worden geproduceerd.
Formele prestatierapporten bevatten een inleiding, achtergrondinformatie, definitie van prestatiestatistieken en gegevens. Een essentieel onderdeel van een rapport is een lijst van de statistieken die worden gebruikt om prestaties te vergelijken en te beoordelen. Statistieken bevatten gewoonlijk werkelijke begrotingsuitgaven ten opzichte van de omzet van het lopende jaar in vergelijking met de omzet van voorgaande jaren en het aantal ontvangen klantklachten.
Maak prestatierapporten
Bepaal en verzamel de statistieken die in het prestatierapport zullen worden gebruikt. Een verkoopprestatierapport kan bijvoorbeeld de omzet voor het lopende jaar vastleggen in vergelijking met de omzet van de afgelopen vijf jaar, samen met de klanttevredenheid.
Voer de prestatiegegevens in in een softwareprogramma zoals Microsoft Excel. Gebruik afzonderlijke kolommen voor elke gegevensset om een tabel te maken waarin de statistieken worden geschetst.
Gebruik Microsoft Word of een andere tekstverwerkingssoftware om een document met prestatierapporten te maken. Gebruik de eerste pagina van het document om een omslag voor het prestatierapport te maken. Vermeld de datum, rapporttitel en bedrijfsnaam of logo op de omslag.
Schrijf een inleiding voor het prestatierapport. De introductie moet lezers een goed begrip bieden van waar het prestatierapport over gaat.
Geef lezers relevante achtergrondinformatie en definieer duidelijk de meetwaarden die in het prestatierapport worden gebruikt.
Voeg een gegevenstabel met prestatiegegevens in het document in. (In Microsoft Word kiest u Invoegen, Tabel, Excel-spreadsheet.)
Voeg een conclusie en verschillende aanbevelingen toe aan het einde van het rapport. Hierdoor krijgen de lezers een duidelijk beeld van de acties die het bedrijf onderneemt om goed te blijven presteren of obstakels te overwinnen.
Lijstreferenties en bronnen die zijn gebruikt aan het einde van het prestatierapport.
Tips
-
Ontwikkel een schema voordat u gaat zitten om een prestatierapport te schrijven. Bepaal statistieken met beheer en volg deze items gedurende het jaar om de rapportage te vereenvoudigen.
