Projectbeheersrapporten bieden een voortgangsupdate van een specifiek project. Ze zijn over het algemeen geschreven op projectmijlpalen, maar kunnen op elk moment door de klant of een supervisor worden opgevraagd. Projectbeheersrapporten zijn belangrijk omdat ze de projectmanager in staat stellen om de voortgang te beoordelen door deze te vergelijken met het oorspronkelijke plan. Dit stelt de manager in staat om alle veranderingen, vertragingen, problemen en positieven te communiceren en uit te leggen aan alle belanghebbenden. Projectbeheersrapporten hoeven niet lang te duren, maar moeten alle aspecten van het project behandelen.
Geef de identificerende informatie van de projecten op: de naam van het project, het projectnummer (indien aanwezig), de naam van de klant, contactpersonen als de klant een bedrijf of organisatie is, de startdatum van het project en het adres waarop het project wordt uitgevoerd, indien van toepassing. Vermeld ook de naam van de projectmanager (PM), de naam van de persoon die het rapport schrijft als de auteur iemand anders is dan de PM en de datum waarop het rapport wordt geschreven.
Vermeld de namen van alle partijen aan wie het projectbeheersverslag zal worden gedistribueerd. Neem alle aannemers, werknemers, supervisors of klantcontacten op die een exemplaar van het rapport ontvangen. Voeg "Bestand" onderaan de lijst toe om aan te geven dat een kopie van het rapport in het projectbestand is geplaatst.
Evalueer de huidige projectomvang in vergelijking met de oorspronkelijke projectomvang. Noteer eventuele wijzigingen die zijn aangebracht en bevatten zowel de naam van de partij die de wijziging heeft aangevraagd als de naam van de partij die de wijziging heeft goedgekeurd.
Evalueer de huidige projecttijdlijn tegen de geplande tijdlijn. Leg eventuele vertragingen of winsten uit en geef aan hoe deze van invloed zijn op de algehele tijdlijn. Geef aan of vertragingen momenteel zijn opgelost of niet zijn verholpen. Leg voor onopgeloste vertragingen het plan uit om het probleem op te lossen en geef aan wanneer u denkt dat het probleem zal worden opgelost. Als de voltooiingsdatum is gewijzigd, geeft u een nieuwe voltooiingsdatum op.
Vergelijk het huidige budget met het oorspronkelijke budget. Overweeg beide kosten (het bedrag dat de verkoper betaalt in arbeid en materialen om het project te voltooien) en prijs (wat de klant zal betalen bij voltooiing van het project). Vergeet niet om wijzigingen in kosten of prijzen op te nemen die zijn veroorzaakt door wijzigingen in het bereik. Voeg een bijgewerkt projectbudget bij, indien van toepassing.
Vergelijk de huidige risicomilieu met het oorspronkelijke risicobeoordelingsformulier. Geef aan welke risico's zijn geëlimineerd en welke nog steeds aanwezig zijn. Maak een lijst van alle nieuwe risico's die zijn ontstaan in combinatie met hun potentiële budget en tijdlijnimplicaties. Bied een plan om nieuwe risico's te vermijden of erop te reageren.
Onderteken het document. Als het document meer dan één pagina is, begin dan met elke pagina. Sommige bedrijfsprocedures vereisen ook dat de supervisor en / of de cliënt alle projectbeheersrapporten afmeldt.
Tips
-
Vergeet niet het goede nieuws op te nemen! Vermeld alle kosten- en tijdsbesparingen in het rapport.
Documenteer eventuele leveranciersfouten die van invloed zijn op de tijdlijn of het budget. Mogelijk kunt u leveranciers kosten of tijd verliezen.
