Of u nu vrijwillig hebt aangeboden om de activiteiten bij te houden tijdens wekelijkse personeelsvergaderingen of uw collega's die u hebben gekozen voor het secretariaat van een liefdadigheidsinstelling, het is van essentieel belang dat u duidelijke en nauwkeurige verslagen opstelt van wat er gebeurt tijdens de vergaderingen van uw organisatie. Vergaderminuten dienen als een officieel overzicht van besproken of besproken kwesties. Als zodanig worden ze vaak beschouwd als historische documenten. Daarom kan het belang van het maken van uitstekende vergadernotulen niet worden overschat en zullen deelnemers uw aandacht voor detail en uw professionaliteit waarderen.
Items die je nodig hebt
-
Roberts Rules of Order Handbook
-
Lidmaatschap rooster
Selecteer een methode voor het opnemen van de vergaderminuten. Weeg de voor- en nadelen van het opnemen van de band, typ noten en schrijf de details met de hand tijdens de vergadering. Overweeg een fail-safe methode, zoals een combinatie van twee van deze methoden. U kunt bijvoorbeeld de vergadering opnemen en ook notities op uw laptop of tablet typen.
Zorg voor een exemplaar van "Robert's Rules of Order" of krijg een online abonnement op deze inleiding over de parlementaire procedure en beste praktijken voor het houden en vastleggen van vergaderingen. Bestudeer het juiste formaat voor het opnemen van vergaderdiscussies, bewegingen, seconden tot bewegingen, discussie en stemmen. Laat indien mogelijk een exemplaar van het boek of de website tijdens de vergadering voor u toegankelijk. Dit zal van onschatbare waarde blijken in het geval dat leden naar u op zoek zijn voor antwoorden op goed bestuur, gedrag, officiële verslagen en notulen.
Formatteer een introductie en structuur voor uw minuten. Vermeld bijvoorbeeld de datum, tijd, namen van functionarissen, locatie en doel van de vergadering in uw inleiding. De notulen van de vergadering moeten de tijd weerspiegelen waarop de vergadering werd geroepen om te bestellen, evenals de duur van de verdaging. Het doel van formele vergaderingen kan eenvoudigweg een maandelijkse ledenvergadering zijn; Als u echter de notulen voor een speciale lidmaatschapsvergadering opneemt, moet u ervoor zorgen dat uw notulen nauwkeurig weergeven dat dit een vergadering is die de organisatie gewoonlijk niet uitvoert in het kader van haar normale bedrijfsvoering. Veel organisaties in de publieke sector kunnen speciale vergaderingen beleggen om vertrouwelijke zaken te bespreken, zoals personeelskwesties, die zijn vrijgesteld van bepaalde bepalingen van de Sunshine Law van een staat.
Sta op wanneer de voorzitter van de organisatie of de leider van de groep je introduceert. Als je niet formeel geïntroduceerd bent, stel je jezelf voor aan de groep en leg je uit wat je rol is als de secretaresse van de opname of de notulist. Vertel de groep welke methoden u gebruikt om vergaderdiscussies vast te leggen. Op deze manier identificeren leden u als de persoon die verantwoordelijk is voor het maken en onderhouden van de officiële documenten van de organisatie. Dit is met name handig voor leden die u niet kennen of personen die niet bekend zijn met de organisatie en zijn praktijken. Bovendien dient uw inleiding als een suggestie dat aanwezigen hoorbaar moeten spreken, zodat u effectief uw taken voor het nemen van aantekeningen kunt uitvoeren.
Vraag de aanwezigen om zichzelf voor te stellen terwijl je snel hun naam noteert en waar ze zitten. Op deze manier hoef je mensen niet constant te vragen om hun namen te herhalen wanneer je bewegingen, seconden en discussiepunten opneemt. U moet bijvoorbeeld altijd de naam registreren van de persoon die een beweging maakt, de persoon die de beweging maakt en de persoon die om de motie verzoekt. Wanneer iemand om de stem vraagt, zeggen ze gewoonlijk: "Roep om de vraag". De leider van de groep vraagt vervolgens de leden om te stemmen. Als er discussie is voorafgaand aan de stemming, noteer opvallende delen van de discussie en noteer eventuele officiële bezwaren. Uw aantekeningen betreffende moties en stemming moeten ook de namen bevatten van ja, nee en onthoudingen.
Vermijd subjectieve uitspraken in uw aantekeningen te plaatsen. Interpreteer niet wat een spreker bedoelt met zijn toon, verbuiging of non-verbale signalen. De vergaderminuten moeten feitelijk en objectief zijn - elke draai aan de verklaringen van een deelnemer kan de integriteit van uw notulen uithollen en uw bekwaamheid om goed minuten te noteren ter discussie stellen. Schrijf bijvoorbeeld: "John Doe maakte de volgende motie: Sluit scholen op dagen waarop de Nationale Weerdienst meer dan vijf centimeter sneeuw voorspelt voor de graafschappen Jackson, Adams en Madison," niet "John Doe heeft nadrukkelijk verklaard dat hij wilde dat de groep stem over het sluiten van scholen op dagen dat regionale weersomstandigheden wijzen op slecht weer en onbegaanbare wegen."
Voltooi uw notulen zo snel mogelijk nadat de vergadering is onderbroken, terwijl de acties nog vers in uw geheugen zitten. Bekijk uw aantekeningen, luister naar de bandopname en bereid u voor op het opstellen van uw definitieve versie. Als u vragen hebt over wat er tijdens de vergadering is gebeurd, overleg dan met een functionaris of een leider in de groep. In sommige gevallen moet u mogelijk contact opnemen met de persoon voor wiens verklaringen u opheldering nodig hebt.
Voorzie de leider van uw groep van wat u voorstelt zijn de laatste minuten; vraag om feedback, vragen of correcties. Wanneer u het groene licht krijgt, bereidt u uw definitieve versie voor en zorgt u ervoor dat de notulen aan de leden worden verspreid. Gebruik de voorkeursmethode van uw organisatie voor het distribueren van kopieën van de notulen, via e-mail, snail mail of persoonlijke aflevering als u zich in dezelfde kantooromgeving bevindt als de aanwezigen.
Tips
-
Als uw vergadering een eerste appèl bevat, hoeft u niet te vragen dat leden zichzelf voorstellen. Leg gewoon de namen vast van de aanwezigen en noteer de namen van mensen die afwezig zijn. Roll-calls zijn over het algemeen een standaardprocedure in formele vergaderingen, zoals vergaderingen met raden van bestuur. Maak een aparte notitie van waar mensen zitten. Dit wordt uw 'spiekbriefje', zodat u gemakkelijk mensen in uw notulen kunt aanduiden in uw notulen of deze kunt adresseren wanneer u iemand vraagt om opheldering te geven of te herhalen wat zij heeft gezegd.
Zelfs als de vergadering informeel is, is uw rol als notulist dat niet. Zelfs voor informele vergaderingen, benader de verantwoordelijkheid voor het nemen van aantekeningen en maak formeel schriftelijke aantekeningen die de vergaderactiviteiten nauwkeurig en formeel beschrijven. Deelnemers zullen uw aandacht voor detail waarderen.
Waarschuwing
Gebruik een apparaat zoals een smartphone niet om vergaderingsnotities te maken - het projecteert geen positief beeld en mensen die zich niet bewust zijn van de mogelijkheden van smartphones, denken misschien dat u alleen op uw telefoon speelt in plaats van te luisteren naar de leden van de organisatie zijn aan het discussiëren.
