De jaarrekening van een onderneming omvat de resultatenrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. De winst-en-verliesrekening geeft een overzicht van de inkomsten, uitgaven en winst in een boekhoudperiode. De balans geeft een overzicht van de activa, verplichtingen en het eigen vermogen en het kasstroomoverzicht vat de instroom en uitstroom van kasmiddelen samen. Accurate financiële overzichten zijn belangrijk omdat management, beleggers, crediteuren en externe accountants afhankelijk zijn van betrouwbare en volledige informatie om de financiële gezondheid en prestaties van bedrijven te beoordelen. Nauwkeurigheid begint met journaalposten en eindigt met de chief executive die de betrouwbaarheid van de informatie certificeert.
Zorg voor de juistheid van het gegevensinvoerproces, waarbij journaalboekingen van financiële transacties en het posten van journaalboekingen in het grootboek worden betrokken. Als uw gegevensinvoerprofessionals wiskundige fouten maken of de gegevens invoeren in de verkeerde accounts, zal zelfs een geavanceerd boekhoudpakket het niet detecteren. Training en willekeurige monitoring zijn twee manieren om kwaliteitscontrole in het gegevensinvoerproces te waarborgen. In een artikel in november 2010, "Northern Nevada Business Weekly", adviseert de gecertificeerde openbare accountant Mike Bosma om de klemborden voor gegevensinvoer te voorzien van een gedrukte grafiek van de bedrijfsrekeningen om als referentie te gebruiken, zodat ze de gegevens in de juiste rekeningen invoeren.
Verzamel uw administratie met externe gegevens, zoals bankafschriften, leveranciersfacturen, creditcardafschriften en andere documenten. De nummers moeten overeenkomen. Het kassaldo op uw balans moet bijvoorbeeld overeenkomen met het eindsaldo op uw bankafschrift. Evenzo moet het langlopende schuldensaldo overeenkomen met de totale saldi op hypotheek- en andere langlopende leningdocumenten.
Controleer op voor de hand liggende balansfouten. In een begeleidende notitie die op haar website is gepubliceerd, beveelt het Illinois Small Business Development Center aan de Illinois State University eigenaren van kleine bedrijven aan op duidelijke fouten op de balans te zoeken, zoals een negatief saldo aan contanten.
Controleer de resultatenrekening op mogelijke fouten. De kosten van verkochte goederen moeten niet elke maand hetzelfde zijn, omdat uw verkoopsamenstelling waarschijnlijk elke maand zal variëren. Als u vaste activa hebt, moet er een boeking voor afschrijvingskosten zijn. Controleer of u de aanpassingsboekingen hebt gemaakt voor lopende maar niet-betaalde kosten, zoals rentelasten en loonkosten.
Controleer of u aanpassingen voor niet-contante uitgaven in het kasstroomoverzicht hebt doorgevoerd. Het verschil in de nettokasbalans tussen de vorige en de huidige periode moet overeenkomen met de wijziging in uw bankafschriften, ervan uitgaande dat de opbrengsten van de lening via de bankrekeningen van uw bedrijf gaan.
Voer een follow-up uit met uw boekhouder, winkelmanager of magazijnmeester als u onregelmatigheden opmerkt. Een hoger dan normaal voorraadsaldo kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van te veel verouderde of beëindigde artikelen in voorraad. Een hoog verkooprendement kan wijzen op een kwaliteitscontroleprobleem in uw productiefaciliteit of in de faciliteit van uw leverancier.
