In een kantooromgeving is het belangrijk om altijd een professionele houding aan te houden. Stipt is essentieel en elke poging moet worden gedaan om op tijd aan te komen. Tenzij u een belangrijk telefoontje verwacht, moeten mobiele telefoons worden uitgeschakeld of op trillen worden gezet om het kantoor niet te verstoren. Kleed je in de juiste kleding voor het soort zaken dat je doet. Het dragen van een spijkerbroek in een professionele kantooromgeving zou bijvoorbeeld als ongepast worden beschouwd, maar jeans kan acceptabele kleding zijn in een bouwkantoor.
Klantenservice
Een van de belangrijkste factoren bij kantoorprocedures is hoe klanten worden behandeld wanneer ze bellen of op kantoor komen.
Als u persoonlijk met klanten omgaat, is het een goed idee om de persoon met een glimlach te begroeten en op hun behoeften te letten. Als een klant binnenkomt met een klacht luister aandachtig maar wordt niet defensief, confronterend of boos, het zal alleen maar dienen om de situatie te escaleren. Toon oprechte bezorgdheid door gezichtsuitdrukking of lichaamstaal, wanneer een klant klaagt. Als de klant brult, laat hem dan tieren - probeer ze niet te stoppen of erover te praten. Zodra zij hun klacht hebben geuit, antwoordt u rustig door hen te vertellen wat u van plan bent te doen om hen te helpen of naar wie u ze doorverwijst en hoe die persoon kan helpen bij het oplossen van het probleem.
Telefoonetiquette
Omdat de persoon aan de andere kant van de lijn je niet kan zien, moeten telefoons op een vrolijke manier worden beantwoord. De persoon aan de andere kant moet in staat zijn de "glimlach" in uw stem te horen. Beantwoord altijd inkomende oproepen met de naam van het bedrijf en zorg ervoor dat de naam van het bedrijf zo wordt vermeld dat het begrijpelijk is. Soms is het nodig om oproepen te screenen voordat ze naar de ontvanger worden doorgestuurd. Maak elke poging om de naam van de persoon goed te krijgen. Houd een notitieblok bij de hand om de naam van de beller op te schrijven in het geval van onderbrekingen of als de ontvanger niet antwoordt en de oproep wordt teruggestuurd. Dit maakt het mogelijk om de beller rechtstreeks te adresseren.
Interactie met andere werknemers
Het is nooit een goed idee om persoonlijke problemen met andere werknemers te bespreken of betrokken te raken bij zakelijke roddels. Politiek en religie moeten worden vermeden als onderwerpen van gesprek op kantoor.
Wees altijd respectvol wanneer u andere werknemers aanspreekt. Een goede vuistregel is dat als de persoon die je aanspreekt een ondergeschikte is, het OK is om ze aan te spreken bij hun voornaam, maar een leidinggevende of manager moet worden aangesproken als meneer of mevrouw tenzij ze vragen om te worden geadresseerd bij hun eerste naam.
Organisatie
Het werkgebied moet altijd schoon, netjes en georganiseerd zijn. Als u om wat voor reden dan ook ziek bent of niet op kantoor bent, moet iemand mogelijk informatie van uw bureau halen en niet door alles in uw werkruimte hoeven te "rommelen" om te vinden wat zij zoeken. Het is ook belangrijk om geen persoonlijke items in of op uw bureau te bewaren, omdat iemand per ongeluk "struikelt" over iets dat u niet publiek wilt maken.
Aandacht voor detail
Als het werk meerdere stappen vereist om te voltooien, is het een goed idee om een checklist te maken en elk item af te vinken zodra het is voltooid. Welke taken ook worden toegewezen, aandacht is erg belangrijk voor het goede werk.
Als het maken van een document deel uitmaakt van de taak, moet u een spelling- en grammaticacontrole uitvoeren voor elk document. Wat de taak ook is, het is altijd een goed idee om het werk dubbel te controleren voordat u het inlevert.
