Moderne kantoortechnologie maakt het uitgangspunt van het kantoor zelf minder relevant, omdat de dekking en prestaties van internettoegang verbeteren. De moderne kantooromgeving gaat meer over wat u kunt doen in tegenstelling tot waar u het doet. Nieuwe technologie verandert de reikwijdte van wat als een kantoor wordt beschouwd. Kantoren gebruiken onvermijdelijk nieuwere technologieën die meer werk doen met minder mensen, en er is druk om een modern, professioneel imago te behouden door op de hoogte te blijven van de nieuwste technologische trends.
Tijdwinst door efficiëntie en automatisering
Met behulp van moderne kantoortechnologie besteden werknemers minder tijd aan routinetaken, wat hen vrijmaakt voor extra projecten. Computerwetenschappers onderzoeken computerautomatiseringspraktijken, waardoor er minder tijd wordt besteed aan frequente, repetitieve taken. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld tijd besparen door documenten op te maken met behulp van sjablonen. Iemand kan de efficiëntie exponentieel verbeteren door een sjabloon te delen met andere werknemers via externe servertoegang, cloudopslag en e-mail vanaf elke plek waar er mobiele dekking is. Diensten zoals Google Drive, iCloud en Microsoft Azure zijn praktische oplossingen voor het organiseren en delen van veelgebruikte sjablonen, gedeelde spreadsheets en werkgerelateerde documentatie. Georganiseerd delen van de cloud elimineert de noodzaak van een tussenpersoon voor het uitwisselen van gegevens.
Locatie is niet relevant; Besparingen zijn gedeeld
Banen waarbij een werknemer de hele dag op een computerterminal zit, hoeven meestal niet op een specifieke locatie te worden gedaan. Nieuwe communicatietechnologieën maken niet alleen het werken vanuit huis en de weg mogelijk, maar ook naadloos. Als u uw werk op een laptop doet, kunt u hetzelfde doen vanuit uw kantoorruimte of de tafel in een hotelkamer. Een personeelsbestand op afstand draagt bij tot meerwaarde voor werkgever en werknemer. Volgens Business Week besparen bedrijven $ 8000 per jaar voor elke telewerkende medewerker. Kansen op telewerken verbreden de kandidaat-pool van het bedrijf omdat locatie geen groot probleem is. Werknemers in de telewerkomgeving kunnen aanzienlijk besparen op transportkosten, besparen elke dag tijd door niet naar het woon-werkverkeer te emigreren en het gezinsleven gemakkelijker te combineren.
Communicatieopties blijven groeien
Achterliggende, gepixelde online videochats in de vergaderzaal behoren tot het verleden: breedband- en mobiele internetverbindingen zijn snel genoeg om gelijktijdige videostreams te verwerken zonder mensen vast te linken aan fysieke locaties. Videoconferentieservices zoals Skype werken uitstekend voor het houden van vergaderingen zonder deelnemers in hetzelfde gebouw te hebben. Social media is een alternatieve manier voor communicatie met klanten: een sterke aanwezigheid van sociale media kan een groot voordeel zijn voor het verbeteren van de resultaten. Bovendien verlaagt technologie zoals VoIP de kosten door de behoefte aan vaste telefonie kwijt te raken. Te lang vasthouden aan oude technologie kan problemen veroorzaken. GrubHub, die eten bestelt, raakte bijvoorbeeld een probleem met restaurants die nog steeds bestellingen op faxapparaten kregen.
Praktische gegevensredundantie
Kantoorbranden, aardbevingen en harde schijfstoringen kunnen grote schade aanrichten op de administratie van een kantoor. Data-redundantie via cloudservices en opslag op afstand kan een bedrijf veel hart en geld besparen. Het opslaan van gegevens op een externe server maakt het ook praktisch voor werknemers om enorme hoeveelheden informatie te delen, ongeacht de locatie. Medische professionals kunnen bijvoorbeeld enorme databases met patiëntengeschiedenis gebruiken om kwalen te bestuderen en nieuwe behandelingen te ontwikkelen. Cloud- en serverdatabases kunnen ook bedrijfsgeld besparen door producten en services te consolideren.
