Volgens het document van het Amerikaanse Environmental Protection Agency (EPA) "Leidraad voor het opstellen van standaard operationele procedures (SOP's)" "De ontwikkeling en het gebruik van standaardprocedures zijn een integraal onderdeel van een succesvol kwaliteitssysteem omdat het individuen de informatie verschaft om een taak uit te voeren goed en vergemakkelijkt de consistentie in de kwaliteit en integriteit van een product of eindresultaat. " De juiste voorbereiding van SOP's is dus de sleutel tot het leggen van de basis voor het bereiken van consistente processen. Door een paar algemene stappen te volgen, kunt u SOP's voorbereiden voor gebruik binnen uw organisatie.
Bepaal welke procedures of processen in uw organisatie documentatie vereisen om op een consistente manier te worden uitgevoerd en welke personen het meest geschikt zijn om de bijbehorende SOP te maken. Een teambenadering kan worden gebruikt om zowel de behoefte aan de SOP te identificeren als de SOP te schrijven.
Bepaal een nummeringssysteem om te zorgen voor adequate documentcontrole van uw SOP's. Het nummeringssysteem moet flexibel genoeg zijn om een onbeperkt aantal SOP's en een aantal revisies voor individuele SOP's mogelijk te maken. Laat uzelf of een toegewezen documentbeheerder de hoofdlijst beheren, zodat geen dubbele nummers worden gebruikt.
Ontwikkel een SOP-sjabloon die alle SOP's van organisaties zullen volgen met behulp van tekstverwerkingssoftware. Voor administratieve of programmatische procedures moet het sjabloon ten minste een titelpagina, procedures (inclusief doel, reikwijdte, samenvatting, definities, personeelskwalificaties, de procedure zelf, checklists en records management), kwaliteitscontrole en referenties bevatten. Voor technische of laboratoriumprocedures moet het sjabloon ten minste alle secties voor bovenstaande administratieve SOP's bevatten, naast veiligheidsinformatie, waarschuwingen, interferenties, apparatuur en benodigdheden in de sectie procedures.
Schrijf een standaardwerkprocedure voor het schrijven van standaardwerkprocedures voor uw organisatie, beter bekend als de "SOP op SOP's". Gebruik de ontwikkelde sjabloon en leg uw verwachtingen uit over hoe alle SOP's moeten worden voorbereid, bijvoorbeeld wie de noodzaak identificeert, wie het nummer toewijst, welk formaat moet worden gebruikt en verwachtingen voor wat er in elke sectie moet worden opgenomen.
Bereid de rest van uw SOP's voor op basis van de methode die wordt beschreven in de SOP op SOP's en maak kleine herzieningen om het voorbereidingsproces te verbeteren in termen van tijd en kwaliteit van de resulterende documenten.
Tips
-
Bekijk zoveel mogelijk SOP-voorbeelden voordat u de uwe voorbereidt.
Waarschuwing
Zorg ervoor dat uw SOP-sjabloon definitief is voordat u deze publiceert. Elke wijziging betekent dat u elke SOP die met die sjabloon is geschreven moet herzien.
