Facturen bieden bedrijven een manier om betaald te worden voor hun diensten en de juiste gegevens te verstrekken aan consumenten voor budgettaire en fiscale doeleinden. Bij het formatteren van uw factuur, inclusief de juiste informatie en secties, kunt u iedereen tijd, geld en verwarring besparen.
Bepaal wat u wilt gebruiken om de factuur te maken. Tekstverwerkings- of spreadsheet-software kunnen beide de klus klaren. Het hangt allemaal af van wat meer comfortabel is voor jou. Er is ook een overvloed aan sjablonen beschikbaar via Microsoft Word en Excel en het internet dat u kunt aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf.
Vermeld uw bedrijfsgegevens en datums met betrekking tot de factuur. Als uw klant zich ooit afvraagt hoe u contact met hem kunt opnemen, biedt uw factuur alles wat hij moet weten. Vermeld uw naam, adres, telefoonnummer, webadres en e-mailadres. Vergeet ook niet de datum te vermelden waarop de factuur is uitgegeven en de vervaldatum.
Vermeld informatie over uw klant: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en klant-ID nummer, indien van toepassing. Zo weet u zeker dat de juiste persoon de factuur ontvangt en herinnert de klant eraan zijn persoonlijke gegevens bij te werken wanneer dat nodig is.
Vermeld belangrijke informatie voor de consument, zoals een referentienummer, een gespecificeerde lijst met kosten met korte beschrijvingen, inclusief belastingen en een totaalbedrag. Niet alleen toont dit de klant wat ze heeft gekocht, maar het beschermt u ook als de klant beweert dat u uw belofte niet bent nagekomen voor een specifieke service.
Maak een lijst van de betalingsopties. Door duidelijk uw verwachtingen en de betaalmogelijkheden van de klant uiteen te zetten, neemt de kans toe dat de factuur snel en correct wordt betaald. Dit bespaart ook tijd omdat het vragen beantwoordt die normaal gesproken via de telefoon of via e-mail zouden zijn gesteld.
