Wanneer een intern onderzoek leidt tot disciplinaire of juridische stappen, moet u een onderzoeksrapport schrijven om uw zaak te ondersteunen. Het duidelijk en feitelijk presenteren van bevindingen kan een onbetwistbaar record opleveren, terwijl een slecht geschreven rapport de potentie heeft om uw zaak te verzwakken. Elke ondernemer moet weten wat hij moet opnemen in een onderzoeksrapport en in welke vorm dit moet gebeuren.
De basis
Een onderzoeksrapport functioneert om feiten te leveren en doet soms aanbevelingen op basis van feiten en de aard van de beschuldigingen. Beknoptheid en objectiviteit zijn net zo belangrijk als accurate informatie om geloofwaardigheid te vestigen. Een formeel overzichtsrapport dat in de eerste persoon is geschreven, voegt ook geloofwaardigheid toe. Voor lange rapporten kan een inhoudsopgave en genummerde pagina's het lokaliseren van specifieke informatie veel gemakkelijker maken. Het toevoegen van een omslagpagina, zelfs voor een kort verslag, is belangrijk voor de privacy van informatie.
Secties openen
Het eerste deel van het rapport moet basisinformatie bevatten, zoals de namen van de afzender en de ontvanger, en een onderwerpregel die het onderwerp van het onderzoek identificeert. In het tweede deel, identificeer de klager, beschrijf de bewering of beschuldigingen, specificeer de begin- en einddatum van het verzoek en identificeer de bronnen van informatie en bewijsmateriaal gebruikt om het onderzoek uit te voeren of het rapport samen te stellen. Lijst met opsommingstekens is handig om informatie in deze sectie leesbaarder te maken.
Onderzoeksfeiten en bevindingen
Huidige feitelijke bevindingen in een lijst met opsommingstekens, in verhalende alinea's of een combinatie van beide. Bevindingen moeten elke stap van het onderzoek in chronologische volgorde beschrijven en waar mogelijk data en tijden vermelden. Hoewel u ondersteunend bewijsmateriaal kunt opnemen in het gedeelte met bevindingen, is het vaak een betere keuze om te verwijzen naar en bewijs bij te voegen als exposities aan het einde van het rapport, omdat dit de rapportenstroom niet onderbreekt. Dit omvat getuigenverklaringen, foto's, e-mails met video's, documenten en gescande bestanden.
Conclusie
Beëindig het rapport met een of meer verhalende alinea's waarin u het onderzoek samenvat en, indien van toepassing, aanbeveelt hoe u verder kunt gaan. Een samenvatting moet een verklaring van de schendingen bevatten en voldoende informatie verschaffen die de lezer begrijpt wat het onderzoek heeft gestaafd zonder het hele rapport te lezen. Aanbevelingen moeten uitvoerbare stappen zijn die overeenkomen met de ernst van de beschuldiging, het gepresenteerde bewijsmateriaal, juridische implicaties en uw gedragscode of gedragscodes voor werknemers.
