Sommige mensen vinden het misschien niet goed om kritiek te leveren, maar als een professional is dit de enige manier om te groeien. Bedrijven en academische afdelingen kunnen profiteren door externe reviewers binnen te laten en eerlijke feedback te geven over hoe de dagelijkse activiteiten kunnen worden verbeterd. Na beoordeling zal de recensent een gedetailleerde professionele brief schrijven om feedback te geven op specifieke gebieden waar een bedrijf mogelijk ontbreekt.
Begin met een professioneel briefhoofd
Schrijf uw feedbackbrief op professioneel uitziend briefpapier. Briefhoofden bepalen uw professionele inloggegevens en zorgen voor een solide, geloofwaardige uitstraling. Typ 'Geachte mevrouw / heer. (Naam van de supervisor)' gevolgd door een dubbele punt. Sla nog een regelafstand over. Typ de volledige datum. Sla een regel ruimte over.
Zeg Bedankt en geef een gratis verklaring
Begin de brief door de supervisor te bedanken voor de gelegenheid om hun etablissement te bezoeken. Detailleer elke gastvrijheid die u bijzonder op prijs stelde. Maak een algemene aanvullende verklaring die kort een overzicht geeft van specifieke gebieden die goed zijn uitgevoerd of goed worden beheerd in de organisatie. Dit zorgt voor positieve gevoelens bij degenen die feedback krijgen. Zelfs als je algehele evaluatie erg negatief was, kun je altijd iets positiefs en constructiefs vinden om erop te wijzen.
Geef een analyse en specifieke feedback
Geef een puntsgewijze analyse van elk onderdeel van de organisatie of de afdeling. Als uw evaluatie bijvoorbeeld betrekking had op de Engelse afdeling van een universiteit, zou u kunnen beginnen met het evalueren van het afdelingshoofd. Geef heel specifieke kritieken en feedback over hoe ze aan elk van haar verantwoordelijkheden voldoet.
Sterke punten en kritiek
Detailsterkten om te behouden en elementen die effectiever kunnen zijn en bieden concrete suggesties voor elke kritiek. Als u bijvoorbeeld merkt dat het afdelingshoofd te laat is geweest met het beoordelen van instructeurs, schrijft u misschien: "Het afdelingshoofd biedt zeer grondige en gedetailleerde evaluaties, maar de evaluaties worden vaak laat ingebracht, misschien als gevolg van haar verlangen om zeer uitgebreide evaluaties te schrijven, en in de toekomst zou ze moeten overwegen om niet-essentiële details weg te laten, zodat ze minder tijd nodig heeft om de rapporten in te vullen."
Dit voorbeeld schuwt niet het geven van directe kritiek, maar het complimenteert de regisseur voor haar grondigheid op hetzelfde moment in plaats van zich uitsluitend te concentreren op haar onvermogen om evaluaties op tijd in te leveren.
Evalueer, bekijk en bekritiseer elke afdeling
Evalueer elke afdeling en vervolgens elke belangrijke medewerker binnen de afdeling. Bekijk grondig de functies van elke afdeling en hoe goed de belangrijkste medewerkers deze functies uitvoeren. Bied een algemene evaluatie van de negatieve elementen die u hebt ontdekt en schrijf een actieplan op voor de afdeling om deze op te lossen. Dit plan zal elementen bevatten van alle kritiekpunten die u in de individuele kritieken hebt aangegeven. Neem een gedetailleerde uitleg bij van de aanzienlijke sterke punten van de afdeling, inclusief complimenten voor belangrijke medewerkers die uitzonderlijk goed presteren. Bespreek hoe de afdeling kan bouwen op deze sterke punten.
Uw feedbackbrief sluiten
Geef een korte algemene beoordeling van de afdeling met zowel de significante sterke en zwakke punten inbegrepen. Sluit af met nogmaals bedanken van de supervisor en geef uw contactgegevens op als de supervisor aanvullende vragen heeft. Sluit je brief met een gratis afsluiting van de zin zoals "oprecht" en je volledige naam. Teken boven uw getypte naam in blauwe of zwarte inkt.
Vergeet geen extra exemplaren
Maak verschillende kopieën van de brief. Bewaar één exemplaar voor uw administratie. Stuur een extra exemplaar naar de chef van de supervisor als ze erom hebben gevraagd. Mail het origineel rechtstreeks naar de supervisor.
