Hoe gecertificeerde postformulieren in te vullen

De Certified Mail-service van de U.S. Postal Service biedt de afzender een bewijs van mailing in de vorm van een uniek genummerd ontvangstbewijs. Dit ontvangstbewijs is formulier PS3800 en het correct invullen ervan is belangrijk om uw interesse te beschermen in het geval dat de ontvanger de ontvangst van uw Certified Mail betwist. Afzenders gebruiken de Return Receipt-service vaak met hun Certified Mail-items. Het ontvangstbewijs PS3811 geeft een overzicht van de handtekening van de geadresseerde en de datum van aflevering. Deze twee items zijn eenvoudig in te vullen, maar worden nog te vaak onvolledig of onjuist ingevuld.

Richt je e-mail duidelijk. Uw e-mail wordt gesorteerd op hogesnelheidsapparatuur die oculaire personelezers gebruikt. Deze machines lezen het adres op uw e-mail en sturen het naar een computer die uw e-mail naar de juiste bestemming sorteert. Ze kunnen het script lezen, maar afdrukken is altijd de beste manier om uw e-mail zo snel mogelijk naar zijn bestemming te krijgen. Zorg ervoor dat u inkt gebruikt die opvalt uit de envelop; je zou er versteld van staan hoeveel mensen elke kerst rode inkt op rode enveloppen gebruiken. Laat ruimte op uw envelop voor het label Certified Mail.

Formulier PS3800 invullen. De volledige naam en het volledige adres van de afzender zijn alles wat nodig is. Als u de levering aan een bepaalde persoon wilt beperken, vinkt u het selectievakje Beperkte levering aan en krijgt de postbeambte op het moment van aflevering een identificatie van de ontvanger. Als u een retourbewijs wilt ontvangen, vinkt u het juiste vakje aan.

Vul het ontvangstbewijs in, formulier PS3811. De ene kant is voor het adres van de afzender. Schrijf duidelijk in je naam en adres, zodat je de retourontvangst weer in de mail krijgt. De andere kant van de Return Receipt heeft een kleiner vak dat u kunt schrijven in de naam en het adres van de ontvanger. Aan de linkerkant van dat vak vinkt u het vakje aan voor Gecertificeerde e-mail. Vink de doos niet af voor Return Receipt for Merchandise - dat is een andere service.

Verwijder de achterkant van het Certified Mail-formulier PS3800 en plak het label op uw enveloppe, boven het adres van de ontvanger. Scheur de rest van de vorm af langs de geperforeerde lijn. Trek de achterkant van de achterkant van het retourformulier PS3811 en plak het formulier op de achterkant van uw brief.

Breng uw brief, met de bijgevoegde gewaarmerkte formulieren, naar uw lokale postkantoor. De vensterbediende zal uw artikel wegen en het Certified Mail-formuliernummer in het USPS-systeem scannen als geaccepteerd. Vervolgens drukt de winkelbediende port voor uw artikel af en wordt uw deel van formulier PS3800 afgedrukt met de kosten en de USPS-datumstempel.