Het plannen van een baanbrekende ceremonie kan relatief gemakkelijk of heel moeilijk zijn, afhankelijk van de tijd van het jaar, het type en aantal betrokken personen en de medewerking van de lokale pers. Hieronder volgen enkele tips voor het plannen van een succesvolle baanbrekende ceremonie.
Pre-planning van het baanbrekende ceremonieprogramma
Stel een datum en tijd vast voor de ceremonie. Houd rekening met de beschikbaarheid van de vertegenwoordigers die moeten worden betrokken.
Stel het programma voor het evenement in.
Maak een lijst van alle personen die moeten worden uitgenodigd. Het kan gaan om stads-, provinciale en zelfs federale en staatsambtenaren; de lokale kamer van koophandel en economische ontwikkelingsgroepen; leidinggevenden van het bedrijf of de organisatie waarvoor baanbrekend werk wordt verricht; en de lokale pers.
Ontwikkel een noodplan voor slecht weer. Dit kan een korte ceremonie buiten voor ambtenaren omvatten om de eerste schop vuil te graven terwijl de rest van de ceremonie op een nabijgelegen binnenlocatie of in een tentgebied wordt gehouden. Als het weer een buitenceremonie verbiedt, beslis dan of je de ceremonie naar een alternatief voor de regendatum wilt verplaatsen of de ceremoniële opgraving wilt verwijderen en alles op een binnenlocatie wilt houden.
Bepaal de beste manier om de uitnodiging voor een evenement uit te breiden. Als de gebeurtenis voor het publiek is gesloten, kunt u deelnemers uitnodigen per e-mail, telefoon of e-mail. Als het open is voor het publiek, kunnen uitnodigingen ook in de plaatselijke krant worden gepost en gepubliceerd in openbare aankondigingen op radio en televisie.
Oproep om te bevestigen dat de datum en tijd voor de ceremonie op het schema staat van elke persoon die op het programma staat. Zorg ervoor dat iedereen die wordt gevraagd om te spreken of iets voor het evenement te doen, begrijpt wat hun rol binnen het programma is en hoeveel tijd ze moeten spreken.
Houd alle RSVP's bij voor logistieke doeleinden. Als een programmaluidspreker op het laatste moment afhaakt, moet u een alternatieve spreker in gedachten hebben om haar plaats in te nemen en zo snel mogelijk de nodige regelingen te treffen.
Voorbereiding op de ceremonie
Bel de lokale kamer van koophandel of economische ontwikkelingsgroep om na te gaan of ze een baanbrekende kit hebben. De meeste organisaties van dit type hebben touw of linten om de site af te markeren, evenals een gouden (of andere gekleurde) schop en hardhats voor de ceremonie. Ze bieden doorgaans die gratis voor leden van hun groep. Als die dingen niet direct beschikbaar zijn, bepaal dan zelf hoe je kunt krijgen wat je wilt of nodig hebt.
Maak een begroting voor het evenement. Als er geen budget beschikbaar is, bepaalt u hoe u de benodigde giften kunt ontvangen om de ceremonie volgens plan te laten verlopen.
Beslis decoraties als ze nodig zijn. Houd rekening met zowel de oorspronkelijke als de noodplannen. Laat ze minstens een uur voor aanvang van het evenement op hun plaats zitten.
Zorg indien nodig voor verfrissingen en papierwaren. Als dit niet het geval is, zorg er dan voor dat er ten minste vers water beschikbaar is voor de luidsprekers van het programma.
Zorg voor zitgelegenheid zowel binnen als buiten alternatieven. Als zitplaatsen voor iedereen niet haalbaar zijn vanwege de grootte van het publiek of waar het evenement wordt gehouden, zorg dan dat de zitplaatsen strikt zijn gereserveerd voor deelnemers aan het programma en andere hoogwaardigheidsbekleders. Bepaal of er zitplaatsen worden toegewezen. Zo ja, maak een zitplaatskaart zodat iedereen die betrokken is bij de ceremonie weet waar deelnemers aan het programma en andere hoogwaardigheidsbekleders zullen zitten.
Schik een tent als dat nodig is. Zorg ervoor dat het een paar uur voordat het evenement is gepland begint en op zijn plaats is.
Zorg voor een geluidssysteem als dat nodig is. Zorg ervoor dat het is ingesteld en getest voordat de ceremonie begint.
Zorg voor afvalcontainers, indien van toepassing. Zorg ervoor dat ze onopvallend op hun plaats zijn voordat het evenement begint.
Naamlabels maken voor alle hoogwaardigheidsbekleders die het evenement bijwonen, zodat ze gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd. Zorg dat iemand ze begroet terwijl ze aankomen en plaats ze.
Markeer de graafplaats af met touw of vlaggen om mensen te laten weten waar ze heen moeten gaan. Zorg voor een pad met een plastic dropdoek als de site modderig is om schade aan de schoenen van de deelnemers te voorkomen.
Zorg ervoor dat alle deelnemers aan de opgraving een helm hebben. Houd er rekening mee dat dergelijke hoeden noodzakelijk kunnen zijn voor alle deelnemers als de ceremonie plaatsvindt in een aangewezen gebied met een harde hoed.
De ceremonie leiden
Zorg ervoor dat alle deelnemers op hun toegewezen plaatsen zijn voordat de ceremonie begint. Zorg ervoor dat ze hun parameters en de hoeveelheid tijd die ze hebben om te spreken begrijpen.
Bel de deelnemers om te bestellen voordat de ceremonie begint. Welkom iedereen bij de ceremonie en introduceer de eerste spreker wanneer het tijd is om te beginnen. Geef een overzicht van alle logistieke vereisten, zoals de verfrissingslocatie of de locatie van de toiletten.
Maak waar nodig foto's van het evenement. Een andere optie is om kopieën te maken van foto's die door de pers zijn gemaakt.
Behoud de stroom van het programma van begin tot eind. Praat indien nodig en spreek onmiddellijk uit om het programma op schema te houden of om een vermiste deelnemer te dekken.
Zorg voor opruimen zodra het evenement is afgelopen. Zorg ervoor dat alle afval wordt opgehaald en dat de site wordt teruggebracht naar de staat waarin deze zich bevond voordat het evenement begon.
Items die je nodig hebt
-
Lijst met lokale persvertegenwoordigers
-
Lijst van vertegenwoordigers van steden, provincies, provincies en staten
-
Uitnodigingen
-
Touw om de site te markeren
-
Schep
-
Hardhats voor deelnemers
-
Camera
-
decoraties
-
Rustpunten
-
Apparatuur voor het markeren van sites
-
Naamplaatjes
-
Tafel en stoelen
-
Podium met geluidssysteem
-
Tent
Tips
-
De "plaats" komt overeen met de baanbrekende site. De enige tijd die kan veranderen is vanwege de grootte van het publiek of de weersomstandigheden. Het kan onmogelijk zijn om iedereen op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen, dus schiet op een datum en tijd die voldoet aan de schema's van de betrokkenen. Baanbrekende ceremonies omvatten meestal een ceremoniële opgraving van de eerste schop vuil. Ze kunnen ook opmerkingen bevatten van de burgemeester of andere stad, staats- of federale ambtenaren, leiders van de Kamer van Koophandel of economische ontwikkelingsagentschappen, en functionarissen van het bedrijf of de organisatie die de grensverleggende houden. In de meeste gevallen is het het beste om te proberen te werken zonder een omroepinstallatie vanwege de moeite en de kosten die gemoeid zijn met het instellen ervan. Houd drankjes eenvoudig, zoals cake en punch. De meeste mensen die betrokken zijn bij het evenement hebben strakke schema's en hebben geen tijd voor uitgebreide buffetten of diners. Zorg dat ze op zijn plaats zitten minstens een uur voordat het evenement begint. Gebruik naamkaartjes alleen als ze nodig zijn. Veiligheidshelmen kunnen vaak worden geleend van de lokale industrie als er geen geld beschikbaar is om te kopen. Wees altijd voorbereid om in actie te komen en alles te doen wat nodig is om een succesvol resultaat te verzekeren. Bedankt voor de deelnemers om mondeling of schriftelijk te komen.
Waarschuwing
Nooit het publiek binnen een gebied van de harde hoed hebben zonder het juiste protocol te volgen zoals vastgesteld door de stad, staat en federale overheden.
