Als manager of supervisor moet u uw medewerkers op de hoogte houden van de verschillende beleidsregels en procedures die voor uw organisatie zijn vastgesteld. Het is niet ongebruikelijk dat het beleid binnen een organisatie regelmatig verandert, vooral als u in een dynamische of explosieve omgeving werkt. Een manier om beleid en procedures over te brengen bevindt zich in een groepsomgeving. Hiermee kunt u het materiaal in één keer verbergen en krijgt iedereen de gelegenheid om vragen te stellen.
Lees het materiaal door voor een grondig begrip. Voordat u het beleid en de procedures met uw personeel kunt bespreken, moet u het eerst verschillende keren lezen. Markeer alle informatie die mogelijk een meer gedetailleerde uitleg nodig heeft. Blijf het materiaal lezen tot je alles goed begrijpt. Probeer te anticiperen op enkele vragen die uw personeel kan stellen.
Geef uw personeel een dag voor de vergadering een kopie van de hand-out of de informatie die wordt behandeld. Dit geeft ze een kans om het materiaal te lezen en eventuele vragen op te schrijven. Vraag, indien mogelijk, uw personeel om de dag voor de vergadering vragen te stellen, zodat u tijd heeft om ze te onderzoeken en uw personeel het juiste antwoord te geven.
Houd een vergadering met uw personeel. Reserveer een conferentieruimte en zorg ervoor dat elke deelnemer zijn exemplaar van de hand-out meeneemt. Heb extra handouts voor het geval iemand de hunne vergeet. Begin de sessie door het materiaal van begin tot eind te bekijken. Zodra u het materiaal hebt behandeld, kunt u eventuele vragen van uw medewerkers bespreken. Nadat alle ingediende vragen zijn beantwoord, vraag je of er nog andere vragen zijn.
Ga individueel over het beleid en de procedures. Soms is de informatie gevoelig en delicaat van aard en moet deze individueel met elk personeelslid worden beoordeeld. Dit is misschien niet mogelijk of haalbaar voor een grote organisatie.
