Een contactrapport documenteert alle onderwerpen die worden besproken tijdens vergaderingen, conferentiegesprekken en telefoongesprekken. Een voorbeeld van een contactrapport wordt gebruikt tijdens fondsenwerving; het vat de onderwerpen samen die een professionele fondsontwikkelaar bespreekt met een potentiële donor. Het rapport helpt u bij het verhelderen van eventuele misverstanden of vragen over welke partijen welke informatie hebben gedeeld. Het schrijven van een contactrapport kan moeilijk en nutteloos lijken, maar op de lange termijn kan het tijd besparen en frustratie minimaliseren.
Vraag alle namen van iedereen in de vergadering, telefonische vergadering of telefonische vergadering. Noteer ze bovenaan uw blad, samen met de datum en tijd waarop de vergadering begon en eindigde.
Maak notities over alle belangrijke aspecten van de vergadering, telefoongesprek of conference call.
Typ uw contactrapport onder verwijzing naar uw vergadernotities. Vermeld de naam van het bedrijf en de persoon die het bedrijf vertegenwoordigt, evenals de naam van het andere bedrijf of zijn vertegenwoordiger.
Log de datum en de manier van contact in. Leg in bedrijfszaken de namen vast van alle werknemers of personen die bij de vergadering betrokken waren; wat er gebeurde van belang in de vergadering; wie zei wat; welke informatie werd besproken en wat werd bereikt; het volgende item om over te praten of dat alles geregeld was; en in het eerste geval de datum van de volgende vergadering.
Kijk over het contactrapport en zorg dat er niets ontbreekt. Voeg ontbrekende details toe.
Verzend het contactrapport, per e-mail, fax of per post.
