Als u in het beheer van evenementen werkt, weet u dat de beste manier om zaken te winnen is met een professioneel voorstel dat zonder enige twijfel illustreert waarom u het meest gekwalificeerde bedrijf voor de klus bent. Een goed geschreven voorstel helpt je op te vallen in een zee van bedrijven voor evenementenbeheer en toont potentiële klanten dat je de ins en outs van het bedrijf begrijpt.
Hoe een voorstel voor een evenement te schrijven
Omdat het plannen van een evenement zo sterk is gebaseerd op organisatie en zorgvuldige planning, kan een evenementvoorstel dat je vooruitziendheid en het vermogen om de details van het evenement gedetailleerd weer te geven, tot een goed einde brengen. Overweeg voordat u met uw voorstel begint, na te denken over uzelf en de grootste sterke punten van uw bedrijf. Vind een manier om ze in uw voorstel op te nemen.
Uw voorstel zou geen formele brief moeten zijn, maar eerder een duidelijke presentatie van de specifieke manieren waarop u de visie van uw klant zou uitvoeren. De beste manier om een goed gevoel voor deze visie te krijgen, is om een-op-een te ontmoeten met een potentiële klant voordat u uw voorstel schrijft. In veel situaties zullen ze niet precies weten wat ze voor ogen hebben voor hun evenement. In plaats daarvan hebben klanten vaak een vaag gevoel van het soort evenement dat ze willen en verwachten ze dat je hen helpt om daar te komen. Dit is waar een goed gemaakt voorstel waarin de details van hun droomgebeurtenis schijnen.
In uw event management-rapportage moet u een samenvatting van de behoeften en doelstellingen van de klant bij de start van uw voorstel opnemen, zodat de klant weet dat deze werden begrepen toen u hem ontmoette. Geef vervolgens suggesties voor catering, muziek, locatie of inrichting waarvan u denkt dat ze goed aansluiten bij de suggesties van de klant. Zorg ervoor dat alles wat u voorstelt binnen het budget van de klant valt. Het toevoegen van foto's van soortgelijke gebeurtenissen in het verleden die u hebt beheerd, kan een heel eind betekenen in de richting van het winnen van hen.
Vermeld in uw voorstel een samenvatting van uw ervaring als evenementenplanner en eventuele specialiteiten die u heeft. Hoe beter uw ervaring aansluit op de behoeften van de klant, hoe groter de kans dat zij uw waarde zien en u aannemen.
Evenement planning offerte sjabloon
U wilt dat uw evenementvoorstel een lijst bevat met de services die u levert. Geef in elke categorie specifiek aan wat uw bedrijf gaat doen. Inclusief diensturen op de dag van het evenement, het aantal personeelsleden dat u zult opgeven en wat de kosten zullen zijn. Verdeel de services in categorieën zoals decor, catering of entertainment. U kunt ook voorstellen voor onderaannemers met wie u in het verleden hebt gewerkt om uw klant uitstekende service te bieden.
Zorg ervoor dat u aan het einde van uw voorstel een sectie opneemt waarin uw beleid voor annulering of last-minute wijzigingen wordt beschreven. Vermeld uw uurtarief of advieskosten en leg uit welke diensten ertoe zouden leiden dat deze extra kosten van toepassing zijn buiten het bereik van uw contract. Leg uit hoe lang de informatie in uw voorstel geldig is. Zorg er ook voor dat u juridische informatie over schade of verzekeringen opneemt.
