Een communicatiestrategie is een diepgaand overzicht van een voorstel voor een marketingcampagne of een PR-strategie voor het leveren van een bepaalde boodschap. De afdelingen en medewerkers die bij de strategie zijn betrokken, kunnen via een memo worden voorgesteld. De notitie geeft een overzicht van wat de communicatiestrategie zal inhouden.
Identificeer ontvangers
Een memo wordt gebruikt voor massacommunicatie. Het wordt meestal verzonden van een manager of supervisor naar een groep werknemers. Voor een memo voor communicatiestrategieën omvatten de ontvangers leden van de afdelingen marketing, communicatie of public relations. Afhankelijk van de memo-inhoud stuurt u deze naar de hele afdeling of gewoon naar het management op het hoogste niveau van de afdeling. Als de memo betrekking heeft op de mogelijkheid dat pers / media contact opnemen met het kantoor en de strategie om deze af te handelen, neem dan contact op met de frontoffice-medewerkers, zoals een receptionist.
Bepaal het doel
De onderwerpregel van de memo en de openingsparagraaf geven het algemene doel van de memo weer. Label de e-mail "Communicatiestrategie" of "Communicatiestrategie met betrekking tot …" in de onderwerpregel. Geef in de openingsparagraaf een overzicht van de strategie of detail waarom iemand nodig is. U kunt voor de laatste kiezen als de communicatiestrategie een reactie is op een incident waar de pers contact opneemt met het kantoor.
Maak een schets van de strategie
Volg na het overzicht de strategie zelf. Dit zou kunnen omvatten wat voor soort reacties op mediavragen aanvaardbaar zijn. Het kan ook een nieuwe marketingcampagne beschrijven, zoals advertenties voor gedrukte advertenties, sociale media of televisiecampagnes. Detailleer de reclamepunten, de doelen voor elk en de doelgroep. Beschrijf welke hulpmiddelen en middelen moeten worden gebruikt om de strategie te realiseren, bijvoorbeeld ontwerpsoftware, een specifieke database met reclamefoto's of klantreacties.
Oproep tot actie en samenvatting
De laatste hoofdstukken van de memo beschrijven de algemene doelen van de campagne en wat de communicatiestrategie zou moeten bereiken. Ze roepen de specifieke mensen, teams en afdelingen op die verantwoordelijk zijn voor de verschillende aspecten van de strategie. De memo kan bijvoorbeeld aangeven dat het grafische ontwerpteam een printadvertentie moet maken, terwijl de communicatieafdeling de advertentie-inhoud samenstelt. Aan het einde van de memo moeten alle ontvangers duidelijk zijn over welke verantwoordelijkheden zij moeten handelen.
