Wanneer u uw eigen belastingaangiften indient, is het aantal betrokken documenten vrij beperkt.Veel werkgevers en andere bedrijven melden zich echter tientallen of honderden of meer exemplaren van verschillende 1099s, 5498s of andere vormen. IRS-formulier 1096 is als een voorblad voor het indienen van meerdere vormen van een enkel type. Het bevat basisinformatie over de documenten waarmee het is opgenomen.
Formulier 1096 invullen
Een formulier 1096 is vereist voor elk formuliertype dat wordt ingediend (formulieren 1099, 1098, 3921, 3922, 5498, W-2G, 5498, 5498-ESA en 5498-SA). Alle bijbehorende formulieren moeten worden gescheiden door het formuliertype en worden verzonden met een afzonderlijk formulier 1096. Het is van essentieel belang voordat u formulieren verzendt, dat de juiste identificatiegegevens voor de indiener worden opgenomen op formulier 1096.
Vul uw juiste contactgegevens in op de bovenste helft van het formulier en voeg uw EIN (box 1) of sofinummer toe (vak 2). Het totale aantal formulieren dat wordt ingediend met formulier 1096 wordt vastgelegd in box 3 en het totale bedrag aan federale inhouding dat door de formulieren wordt gerapporteerd, wordt weergegeven in vak 4. De informatie die wordt gebruikt om het cijfer te berekenen dat is opgenomen in box 5 van formulier 1096, is afhankelijk van het type formulieren dat wordt gearchiveerd (zie de instructies op pagina 2 van formulier 1096 voor volledige details). Kader 6 wordt gebruikt om het formuliernummer te identificeren dat wordt ingediend. Markeer alleen een "X" in vak 7 als dit de laatste keer is dat dit formuliertype wordt ingediend voor enige, inclusief toekomstige, belastingperiodes.
Papieroverdracht
Formulier 1096 wordt gebruikt voor het indienen van papieren (niet-elektronische) inzendingen. Bij het indienen van 250 van een enkel formulier is elektronische archivering vereist (zie Publicatie 1220 in Aanvullende bronnen voor meer informatie over elektronische verzending). Formulieren 1099-MISC en formulieren 1099-DIV worden als afzonderlijke entiteiten behandeld. Als u bijvoorbeeld 200 exemplaren van Form 1099-MISC en 100 kopieën 1099-DIV deponeert, kunt u per post een formulierformulier 1096 voor elk type formulier op papier indienen. Als u echter 250 exemplaren van formulier 1099-MISC en 50 exemplaren van 1099-DIV indient, moeten de 1099-MISC-formulieren elektronisch worden ingediend, maar de 1099-MISC kan op papier worden ingediend.
Formulieren verzenden
Voordat formulieren worden verzonden, is het van essentieel belang dat de juiste identificatiegegevens voor de opvraageenheid worden opgenomen op formulier 1096. De benodigde informatie is de naam van de maker, het adres, de naam van een contactpersoon, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres. De voltooide 1096, samen met de formulieren die worden verzonden, kunnen naar het IRS-centrum van Austin, Texas of Kansas City, Missouri (zie formulier 1096 voor volledig adres) worden verzonden, afhankelijk van het straatadres van de filer. Merk op dat formulieren 1099, 1098, 3921, 3922 en W-2G vóór 1 maart moeten worden ingediend; Formulieren 5498, 5498-ESA en 5498-SA vóór 1 juni.
