Hoe Robert's Rules of Order te volgen. Vergaderingen kunnen moeilijk zijn om door te nemen. Wat ze nog moeilijker maakt, is wanneer ze doorgaan en de deelnemers niet het gevoel hebben dat ze iets bereiken. Dit type vergadering gebeurt meestal wanneer de leider de zaken niet onder controle heeft. Robert's Rules of Order zijn opgesteld om vergaderingen soepel te laten verlopen door een vaste agenda te volgen om de doelstellingen van de groep te bereiken.
Stel een agenda in voor de vergadering. Alle deelnemers moeten deze lijst met onderwerpen voor de vergadering van tevoren ontvangen, zodat ze de mogelijkheid hebben om toe te voegen aan de agenda. Laat ruimte in de agenda voor discussie en voor extra onderwerpen, binnen limieten.
Bepaal vóór de vergadering hoeveel leden van de groep een quorum moeten aanvragen. Robert's Rules of Order schrijven voor dat als het minimum aantal leden niet aanwezig is, er niet over gestemd kan worden over belangrijke zaken. Quorum zorgt ervoor dat het ware geweten van de groep wordt gevolgd.
Keur de minuten van de vorige vergadering goed. Stemmen gebeurt door een lid dat een beweging maakt, die vervolgens door een ander lid wordt gedetacheerd. De voorzitter verzoekt vervolgens om stemming. Sommige groepen accepteren verbaal stemmen, terwijl anderen een telling van opgeheven handen voor en tegen de beweging vereisen.
Doorloop de agenda en laat tijd over voor het bespreken van elke kwestie. Met Robert's regels kan de voorzitter de discussie beperken. Deze beperking kan worden bereikt door een tijdslimiet in te stellen voor elke kwestie of door twee voor- en nadelen aan het debat toe te kennen.
Beëindig de vergadering met een motie om te sluiten, gevolgd door een tweede en een stem. Alle aankondigingen, zoals het tijdstip van de volgende vergadering, moeten worden gedaan voordat ze worden gesloten. Na de stemming om te sluiten, kunnen mensen blijven staan en de kamer verlaten.
Tips
-
Robert's Rules of Order kan ontspannen of stijver worden gemaakt volgens de behoeften van een groep. Sommige groepen kunnen een sergeant in de arm inzetten om de regels te handhaven. Hij of zij wordt doorverwezen wanneer er een meningsverschil bestaat over de volgorde van zaken. De voorzitter moet de regels kennen. Houd een klein exemplaar van de regels in de buurt om te raadplegen als u niet zeker bent van hen.
