Algemene journaalposten in de boekhouding zijn records in chronologische volgorde van zakelijke transacties met de details van de rekeningen die door elke transactie worden beïnvloed. De transacties worden geregistreerd door debiteringen en kredieten op de rekeningen. Wanneer een account wordt gedebiteerd, wordt er een andere bijgeschreven; daarom zullen debet- en creditbetalingen altijd in één transactie gelijk zijn aan elkaar.
Verzamel records van zakelijke transacties, zoals ontvangsten, facturen, bankafschriften en facturen, en orden de records in chronologische volgorde.
Noteer de kopjes "Datum", "Accounts", "Debits" en "Credits" over de eerste regel in de gegeven volgorde, maak kolommen.
Schrijf het eerste item voor het jaar. Schrijf de datum van de transactie onder het kopje "Datum" en schrijf vervolgens de rekening waarop de transactie betrekking heeft, onder het kopje "Accounts". Als het bedrijf bijvoorbeeld een energierekening heeft ontvangen die nog niet is betaald, schrijft u "Hulpprogramma's" onder Accounts.
Debiteer het bedrag van de transactie op de genoteerde rekening door het bedrag onder de kop "Debet" op de regel tegenover het vermelde account te schrijven.
Schrijf de titel van het volgende account dat wordt beïnvloed door dezelfde transactie op de regel onder het eerst vermelde account. In het geval van een factuur die is ontvangen maar nog niet is betaald, is de secundaire account die wordt beïnvloed 'crediteurenadministratie' omdat het bedrijf dit bedrag nu verschuldigd is.
Krediet op de rekening voor hetzelfde bedrag als het andere account werd gedebiteerd door het bedrag te schrijven onder het kopje 'Krediet' en tegenover het account dat u crediteert. Merk op dat voor sommige transacties de creditering van meer dan één account vereist is. Bijvoorbeeld, voor een aankoop gedaan onder de voorwaarden van een aanbetaling betaald in contanten en de rest verschuldigd, is de aankoop de eerste rekening beïnvloed, en het bedrag wordt gedebiteerd. Het volgende getroffen account is het geldrekening van het bedrijf. Krediet de geldrekening voor het bedrag dat contant is betaald. De derde account beïnvloed is crediteuren; crediteer dit account het resterende saldo dat nu verschuldigd is. Zowel de geldrekening als de crediteurenrekening moeten gelijk zijn aan de aankoopprijs.
Schrijf de beschrijving van de transactie op de derde regel onder het kopje "Accounts". In het gegeven voorbeeld zou de kolom "Accounts" "Gebruiksuitgaven", "Debiteurenkosten" en de beschrijving als "Elektriciteitsrekening ontvangen" hebben. Schrijf uw volgende transactie op dezelfde manier als hierboven vermeld.
Tips
-
Het tegoed moet altijd gelijk zijn aan het debet. Leid elke transactie altijd met een debet.
