Een doelgerichte memo schrijven

Memo's zijn bondige, specifieke vormen van communicatie die worden gebruikt in universiteiten, advocatenkantoren en meestal in verschillende soorten bedrijven. Een succesvolle memo brengt essentiële ideeën op een efficiënte, overzichtelijke manier over met minimale tekst. Dit betekent niet dat een memo niet naar onderzoek kan verwijzen of referenties kan gebruiken. Integendeel, het vereist niet zo veel verklarend materiaal als, bijvoorbeeld, doet een essay. Het doel van een memo is om informatie over te brengen zonder veel tijd te nemen om een uitgebreid exemplaar te lezen.

Items die je nodig hebt

Computer
Printer
Elk noodzakelijk onderzoeks- of referentiemateriaal voor citatie

Een doelgerichte memo schrijven

Typ "MEMORANDUM" als de documenttitel. Typ vervolgens vier regels die belangrijke, specifieke informatie zullen invullen: "Datum" "Naar" "Van" en "Onderwerp". Het onderwerp moet het specifieke onderwerp bespreken waar de notitie over gaat, met een specifiek doel voor het delen van informatie in gedachten. Een effectieve onderwerpregel kan bijvoorbeeld zijn: 'Een doelgerichte memo schrijven'.

Schrijf de introductie. De introductie in één alinea moet in een paar zinnen uitleggen waar de memo over gaat. Het moet het doel van de memo schetsen en de lezers vertellen wat ze moeten verwachten. Zie het als face-to-face communicatie en schrijf duidelijk, en leg uit wat lezers kunnen verwachten in de volgende paragrafen.

Schrijf de inhoud van de memo. Het lichaam kan verwijzingen en onderzoek bevatten, maar het moet ook de interpretatie van de schrijver van de gepresenteerde informatie omvatten. De ideale lengte is vijf tot zes paragrafen. Informatie moet worden gepresenteerd met actiewerkwoorden, kernachtige zelfstandige naamwoorden en bijwoorden en zonder vreemde woorden. Gebruik sterke overgangswoorden en duidelijke, sterke interpunctie, zoals puntkomma's, dubbele punten en streepjes. Kogelpunten en subkoppen zijn acceptabel om te helpen bij het organiseren van informatie en om het voor de lezer gemakkelijker en sneller te maken om te absorberen. Gebruik sterke onderwerpzinnen, ondersteund met verschillende informatieve zinnen, in elke alinea.

Schrijf een conclusie voor de memo. De conclusie vermeldt de doelgerichte memo's "bottom line" in duidelijke taal. Waar gaat de memo over? Wat is het nut van de memo? "Deze notitie gaat over het schrijven van een doelgerichte memo" zou een voorbeeld zijn van de onderwerpzin voor de conclusie. Een conclusie is niet alleen een samenvatting, maar bevat ook vaste ideeën en standpunten op basis van de informatie die in het lichaam wordt verstrekt, waardoor de notitie nog effectiever wordt.

Typ 'Bijlagen' links onder aan de memo als er aanvullende materialen zijn die de notitie ondersteunen, zoals diagrammen, spreadsheets of andere gegevens. Als er referenties worden gebruikt, moet een standaard bibliografische lijst als bijlage worden opgenomen om ervoor te zorgen dat lezers die referentie zelf kunnen vinden.