Winnaars van de wedstrijd ontvangen vaak brieven waarin ze op de hoogte worden gebracht van hun prijzen. Een winnaarswedstrijd wordt gemaakt door een organisatie die prijzen weggeeft. Veel bedrijven geven gratis goederen en diensten weg, terwijl anderen geldprijzen, vakanties of auto's aanbieden. Er wordt een brief geschreven aan de prijswinnaar die haar op de hoogte brengt van de gewonnen prijs, de organisatie die deze heeft gewonnen en verschillende details van de prijs.
Adresseer de brief. Een winnaarswedstrijd heeft verschillende doelen. De eerste is om de winnaar op de hoogte te stellen en de tweede is om de organisatie die de prijs weggeeft te promoten. Beantwoord de brief persoonlijk als u slechts een paar prijzen geeft. Als u honderden prijzen weggeeft, richt u er meer in het algemeen op en vermeldt u 'Beste prijswinnaars'.
Kondig een winnaar aan. Begin de brief door aan te kondigen dat de ontvanger een prijs heeft gewonnen. Vermeld de naam van de organisatie met vermelding van de prijs en de naam van de wedstrijd, indien van toepassing.
Kondig de prijs aan. Feliciteer de winnaar en maak de gewonnen specifieke prijs bekend. Bied details over de prijs en wat is inbegrepen. Als de prijs een vakantie is, vertel de winnaar welke gegevens zijn opgenomen, het aantal gasten, de locatie en de duur van de reis.
Vraag om correspondentie. Soms zijn prijswinnaars verplicht om met de organisatie te corresponderen. De organisatie kan de winnaar vragen een nummer te bellen, een e-mail of brief te sturen. Op andere momenten verwerkt de organisatie deze stap en informeert de winnaar wat hij kan verwachten. In dit geval moet de brief de winnaar vertellen dat de organisatie binnenkort contact met hem zal opnemen om de details definitief te maken.
Onderteken de brief. Een wedstrijdwinnaar wordt meestal ondertekend door de manager of eigenaar van de organisatie. De eigenaar ondertekent het "Yours Truly" of "Oprechtheid" gevolgd door naam en titel.
Vermeld contactgegevens zoals een telefoonnummer, website of e-mailadres op de brief. Prijswinnaars die vragen hebben, kunnen contact met u opnemen voor de informatie.
