Kantoorprocedures zijn belangrijk als u het soepel wilt laten verlopen in een professionele omgeving, of dit nu een advocatenkantoor, een spreekkamer of een overheidsinstelling is. Het is belangrijk om een schriftelijke procedure zichtbaar te hebben. Elk kantoor moet een geschreven set procedures hebben die zijn ontwikkeld door de supervisor en de office manager zichtbaar in de frontoffice.
Welke Office-procedures moeten bepalen
Kantooruren zouden als eerste genoemd moeten worden, en alle werknemers zouden op tijd op het werk moeten zijn en voorbereid op de dag moeten zijn. Als een klant op kantoor komt en niemand er is, is er waarschijnlijk een negatief beeld van het bedrijf en komt hij mogelijk nooit meer terug. Ook moet het kantoor netjes, schoon en goed bevoorraad zijn. Zorg ervoor dat een check-in rooster en pennen beschikbaar zijn voor klanten om in te loggen en maak indien mogelijk koffie en water beschikbaar. Eerste indrukken zijn alles in een succesvol bedrijf. Bovendien moet elke klant met respect en professionaliteit worden behandeld, zowel op kantoor als aan de telefoon. Als er een oproep binnenkomt voor een supervisor, moet de werknemer alle informatie krijgen voordat deze met de beller wordt verbonden, inclusief naam, aard van het gesprek en telefoonnummer voor het geval de verbinding verloren gaat. Als de oproep een afspraak is, moeten ze achterhalen wat de aard van het bezoek is en hen laten weten wat er beschikbaar is, en ervoor zorgen dat ze een telefoonnummer krijgen in geval van annulering. Ze moeten altijd herhalen wat er wordt gezegd, dus er is geen verwarring.
Organisatie
Organiseer en onderhoud een werkstation voor maximale productiviteit, zorg ervoor dat er papier in het kopieerapparaat zit, de computers zijn in bedrijf, e-mail wordt verspreid en berichten worden afgeleverd. Als het je taak is om reisarrangementen in te stellen, moet je weten waar je leidinggevende wil blijven en de vluchttijden en huurauto-informatie registreren en meer te weten komen over het weer op de reisbestemming. Informeer altijd bij uw supervisor voordat u reisplannen boekt. Wanneer alle reserveringen zijn voltooid, print u twee reisroutes uit - één voor u en één voor uw supervisor - en vergeet niet de reisdata op de kalender in te voeren.
Aan het eind van de dag, ga met je leidinggevende over afspraken en maak haar op de hoogte van haar geplande afspraken voor de volgende dag. Stel het antwoordapparaat in op voicemail of op de after-hours-antwoordservice. Schakel alle apparatuur, kopieermachines, printers en computers uit en leeg de koffiekannen en zet het koffiezetapparaat uit. Zorg er ten slotte voor dat alle deuren zijn vergrendeld voordat u het alarm instelt.
