Bijna elk bedrijf dat zich bezighoudt met het leveren van goederen of diensten zal op een bepaald moment moeten antwoorden op een Request for Proposal of RFP. De grootste fout bij het schrijven van een voorstel is om het als een lege taak te benaderen. Een projectvoorstel is meer een functie voor de marketingafdeling dan voor het technisch of leidinggevend personeel dat daadwerkelijk bij de taak betrokken zal zijn nadat het voorstel is geaccepteerd, aangezien het doel van het voorstel is om een partner te overtuigen om uw bedrijf hierboven in te huren de potentieel tientallen anderen die ook voorstellen indienen met waarschijnlijk lagere kosten dan u.
Door ijverigheid
De initiële RFP zal veel details en vragen bevatten en mogelijk enige achtergrondinformatie over het bedrijf dat de aanvraag doet. Als de RFP goed is gedaan, zou deze u precies voldoende informatie moeten geven om een adequaat antwoord te krijgen; echter, voldoende zal het bod niet winnen. Een generieke reactie die alleen de vragen beantwoordt, is niet genoeg - je moet dieper graven om de vragen te beantwoorden waren niet vroeg. Neem de tijd om meer over het bedrijf te weten te komen en doe wat onderzoek. Als de aanvrager beschikbaar is, stel hem zinvolle vragen en vraag om opheldering als dit gerechtvaardigd is. Dit zal u niet alleen helpen om de betreffende taak beter te begrijpen, maar ook om een prijsofferte op te stellen die beter aansluit op de behoeften van de klant.
Weet wat de klant echt nodig heeft
Vaker wel dan niet weten cliënten niet precies wat ze nodig hebben, en hun ware pijnpunten worden mogelijk niet weerspiegeld in de RFP. Neem de tijd om te reageren voordat u de kernactiviteiten van de klant begrijpt, de belangrijkste uitdagingen van zijn concurrenten en wie de andere leveranciers en partners van dat bedrijf zijn. Stel jezelf de vraag wat de drijvende kracht achter het verzoek kan zijn - als je een probleem kunt oplossen in plaats van alleen maar een apparaat te leveren, ga je naar het hoofd van de lijn. Anticipeer op wat de klant vandaag wil en wat hij volgend jaar waarschijnlijk zal willen, en plan verschillende scenario's uit voordat u uw voorstel schrijft.
Verkoop jezelf en je bedrijf
De meeste verzoeken om voorstellen zijn niet alleen op zoek naar de goedkoopste aanbieder - klanten willen iemand die hun pijn begrijpt en al hun problemen zal oplossen. Jouw taak is om hen te overtuigen dat jij die persoon bent. Wanneer u het voorstel schrijft, stop dan niet gewoon met het maken van een lijst. Elke opsommingsteken of deliverable moet minstens een minimale taal bevatten over hoe u hun probleem oplost, of hoe u het best en het meest uniek bent om hen te helpen.
Een goede verkooptactiek bij het doen van een voorstel is om opties aan te bieden. Als u de tijd hebt genomen om de behoeften van de klant echt te begrijpen, kunt u een scala aan oplossingen bieden - meestal zijn drie de beste, omdat mensen een natuurlijke neiging hebben om de middelste te kiezen. Hierdoor weet de klant dat u flexibel bent en ook in staat om behoeften te behandelen die verder kunnen gaan dan de eisen die in de RFP worden gevraagd.
Componenten van het voorstel
Niet alle voorstellen zijn hetzelfde, maar als je er veel van schrijft, zul je merken dat het mogelijk wordt om veel van dezelfde taal opnieuw te gebruiken. Over het algemeen zou een voorstel moeten beginnen met een persoonlijke begeleidende briefen ga dan verder met a samenvatting van het project om ervoor te zorgen dat jij en de klant op dezelfde pagina staan. Neem een sectie op op algemene strategie evenals een sectie over individuele tactieken en deliverables, en neem dan een sectie op voor totale kosten uitgesplitst naar deliverables.
De klant heeft misschien een afleverdatum opgegeven, maar het is altijd een goed idee om daar een meer van te maken gedetailleerde tijdlijn als er meerdere deliverables zijn. Het voorstel moet ook bevatten specifieke betalingsvoorwaarden en een handtekeningpagina. Een alinea of twee aan het eind voor een over ons boilerplate geeft de klant ook wat meer informatie over uw dienstenpakket en achtergrond.
